Hay una variedad de razones para escribir una carta comercial a cualquiera de los cientos de consulados extranjeros en todo el mundo. Por ejemplo, es posible que desee solicitar información sobre visas o viajes, solicitar información sobre oportunidades de comercio exterior, realizar investigaciones sobre asuntos extranjeros o escribir una carta de recomendación para un estudiante que viaja al extranjero para una pasantía.
Identifique el nombre, el título y la dirección de la persona a quien se dirige la carta. Cada consulado extranjero tiene un sitio web detallado que proporciona un directorio de personal, junto con enlaces a varios departamentos, que pueden ayudarlo a identificar a la persona con quien debe dirigirse a su correspondencia.
Siga el protocolo comercial tradicional al escribir una carta comercial al consulado. Utilice el nombre completo y el título de la persona, la dirección del departamento y del consulado, con el formato del sistema de correo internacional del país. Cada país varía, así que siga las directivas enumeradas en la sección "Contáctenos" del sitio web del consulado. Si está enviando una carta impresa, incluya la fecha en la esquina superior derecha de su carta. Si está enviando un correo electrónico, indique claramente el propósito de su correspondencia en el asunto.
Escriba una carta de presentación que incluya una explicación de quién es usted, de dónde es, por qué está escribiendo y si está escribiendo en nombre de otra persona o de usted mismo. Si escribe en nombre de una corporación, una entidad gubernamental, una organización internacional o un instituto educativo, anote la afiliación por nombre e indique su título y sus credenciales.
Escriba una declaración directa que describa brevemente pero sucintamente el propósito de su correspondencia. El lenguaje traducido o interpretado a menudo puede tener dos significados, por lo tanto, tenga cuidado de evitar la terminología de la jerga o los coloquialismos que un lector extranjero podría no entender fácilmente. Por ejemplo, la frase "Quiero contactarme contigo" debe reemplazarse por "Le escribo para preguntarle sobre …"
Limite su carta a un solo tema y sea específico sobre el resultado que desea obtener de la correspondencia.
Termine la carta con una nota de agradecimiento y proporcione detalles sobre cómo puede ser contactado. Siempre incluya su nombre completo. Nunca falsifique ni haga declaraciones engañosas o potencialmente amenazadoras en una carta a un consulado extranjero.
Consulte a su oficina de correos local sobre los requisitos de envío y el tiempo estimado de entrega. Si está adjuntando un sobre con su dirección y sello para asegurar una respuesta rápida a su carta, asegúrese de tener la cantidad apropiada de franqueo de EE. UU. En el sobre de devolución.
Consejos
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Los sitios web del consulado extranjero de los Estados Unidos están escritos en inglés, mientras que los consulados extranjeros internacionales están escritos típicamente en el idioma nativo del país con un enlace a una versión en inglés.
