Como gerente o supervisor, deberá mantener a su personal al tanto de las diferentes políticas y procedimientos establecidos para su organización. No es infrecuente que las políticas dentro de una organización cambien regularmente, especialmente si trabaja en un entorno dinámico o volátil. Una forma de comunicar políticas y procedimientos es en un entorno grupal. Esto le permite cubrir todo el material a la vez y le da a todos la oportunidad de hacer preguntas.
Lea el material para obtener una comprensión completa. Antes de que pueda revisar las políticas y procedimientos con su personal, primero debe leerlo varias veces. Resalte cualquier información que pueda necesitar una explicación más detallada. Continúa leyendo el material hasta que entiendas completamente todo. Trate de anticipar algunas de las preguntas que su personal puede hacer.
Entregue a su personal una copia del material impreso o la información que se cubrirá, un día antes de la reunión. Esto les da la oportunidad de leer el material y escribir cualquier pregunta que puedan tener. Si es posible, pídale a su personal que le haga cualquier pregunta el día antes de la reunión para que pueda tener tiempo de investigarlos y brindarle a su personal la respuesta correcta.
Mantenga una reunión con su personal. Reserve una sala de conferencias y asegúrese de que cada asistente traiga su copia del folleto. Tenga folletos adicionales en caso de que alguien se olvide de los suyos. Comience la sesión repasando el material de principio a fin. Una vez que haya cubierto el material, repase cualquier pregunta que su personal haya enviado de antemano. Después de que todas las preguntas enviadas hayan sido respondidas, pregunte si hay alguna otra pregunta.
Repasar la política y los procedimientos individualmente. A veces, la información es de naturaleza sensible y delicada y debe revisarse con cada miembro del personal de forma individual. Esto puede no ser posible o factible para una organización grande.
