Durante la jornada laboral, los empleados siguen varios procesos para lograr sus objetivos. Estos objetivos varían según la posición e incluyen tareas como registrar entradas de diario, responder a consultas de clientes o solucionar problemas de la computadora. Cada departamento trabaja hacia diferentes objetivos y utiliza diferentes procesos para lograr esos objetivos. Algunas empresas carecen de tiempo para detallar cuidadosamente los procesos de negocios que utilizan. Sin embargo, escribir los procesos del negocio ofrece numerosos beneficios a una empresa. Cuando una empresa documenta sus procesos de negocios, crea pasos detallados con los cuales puede guiar a los empleados actuales y capacitar a nuevos empleados.
Escriba el objetivo del proceso de negocio. Esta declaración enumera la razón y la importancia de seguir el proceso descrito. Cuando desarrolle su objetivo, piense por qué los empleados deben seguir el proceso y pregunte a la gerencia cuál debería ser el resultado de seguir el proceso; Su objetivo debe transmitir estos entendimientos.
Identifique cada paso que ocurra a lo largo del proceso y escriba cada paso como una sola oración.
Revise cada paso para determinar si se agrega a la finalización del proceso o si utiliza recursos sin agregar valor. Eliminar aquellos pasos que no contribuyan al objetivo.
Identifique y enumere las tareas necesarias para completar cada paso. Incluya información sobre los recursos necesarios para completar el paso y cómo adquirir esos recursos. Escribe cada detalle en el orden en que se debe realizar.
Dibuja un diagrama de flujo. Algunos empleados aprenden más al ver un diagrama visual del proceso que leer los pasos. Incluya cada paso y detalle escrito en el proceso en el diagrama de flujo.
Revise el proceso general para identificar los pasos perdidos. Después de crear un proceso comercial preliminar, lea el documento desde el principio. Practique cada paso tanto visual como físicamente para asegurarse de que se incluyen todos los pasos necesarios. Después de concluir que el proceso de negocios está completo, imprima una copia final del documento.
Consejos
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Suponga que el empleado que lee el proceso de negocios no tiene conocimiento previo de la compañía o sus recursos e incluya pasos que le parezcan obvios al trabajador con experiencia, ya que estos pasos pueden no ser obvios para el trabajador sin experiencia.
Crear el documento de proceso de negocio utilizando software de procesamiento de textos. Esto le permite realizar cambios fáciles a medida que el proceso de negocio evoluciona.
