Una lista de verificación de auditoría ISO 9001 es una herramienta, una de las muchas en la caja de herramientas del auditor, que se utiliza para evaluar el sistema de gestión de calidad de una organización. Considere una analogía comparando el SGC con el plan de un carpintero y el auditor con un inspector de construcción. El objetivo es evaluar el trabajo que se está haciendo en comparación con la forma en que el plan dice que debe hacerse y también en comparación con los códigos de construcción o, en este caso, los requisitos de la norma ISO 9001. Las listas de verificación deben diseñarse para ayudar con esa evaluación, no para agregar burocracia.
Revisión de la documentación
Se puede diseñar una lista de verificación para realizar una revisión de la documentación. Después de confirmar que el procedimiento de control de documentos de la organización, tal como está escrito, cumple con los requisitos de la norma ISO 9001, diseñe la lista de verificación extrayendo elementos específicos de ese procedimiento. Enfoque las preguntas en el control de documentos en sí mismo, con solo una o dos preguntas que abordan los requisitos de ISO 9001 específicos del proceso que se audita. Basta con preguntar: "¿Qué cláusula (s) ISO 9001 se aplican al proceso ABC?" y "¿El proceso ABC cumple esos requisitos?" No es necesario volver a escribir todo el estándar como preguntas en las listas de verificación.
Responsabilidad y compromiso de la gerencia
Una lista de verificación puede ser diseñada específicamente para una auditoría de gestión. La lista de verificación puede identificar cada cláusula que establece un requisito como una responsabilidad directa de la alta gerencia y otros elementos pertinentes, como la planificación de recursos humanos y la infraestructura. Esta lista de verificación puede usarse inicialmente durante una entrevista con la gerencia y luego completarse a lo largo del curso de la auditoría a medida que se evalúa la evidencia en toda la organización.
Entrenamiento y Competencia
Una lista de verificación puede hacer que los auditores recuerden los requisitos universalmente aplicables, como la capacitación y la competencia. Cuando se sigue una pista de auditoría que cubre otras cláusulas, estos requisitos a veces se pueden pasar por alto y requieren una actividad de seguimiento antes de que se pueda cerrar la auditoría. Una lista de verificación puede ayudar a garantizar que los auditores busquen evidencia de que los empleados son competentes para los trabajos que realizan en función de la educación, la capacitación, las habilidades y la experiencia. Igualmente importante es confirmar que los planes de acción se desarrollan y llevan a cabo para garantizar que los empleados alcancen los niveles de competencia necesarios.
Procesos subcontratados
Los elementos de la lista de verificación deben cubrir los procesos subcontratados. Esto se puede combinar con los requisitos universalmente aplicables mencionados anteriormente. El adagio "fuera de la vista, fuera de la mente" puede hacer que tanto los auditados como los auditores olviden que el almacenamiento para los Programas A, B y C todavía se realiza en el sitio, pero para el Programa X esa función ahora la realiza un proveedor de logística externo.. La norma ISO 9001 requiere específicamente que se controlen los procesos subcontratados para garantizar que cumplen con los requisitos de QMS de la organización.
Monitoreo y Medición
Las listas de verificación deben abordar la medición de la efectividad del proceso y las tendencias de monitoreo para evaluar la capacidad del SGC. Las medidas pueden incluir datos estadísticos complejos de control de procesos o pueden ser tan simples como el número de quejas de clientes internos o externos. Las listas de verificación deben permitir a los auditores identificar qué métricas están implementadas y qué tendencias han revelado esas métricas desde la auditoría anterior. Las listas de verificación también deben recordar a los auditores que busquen evidencia de las medidas tomadas para corregir las tendencias negativas.
Añadir valor
Las listas de verificación de auditoría deben agregar valor en lugar de existir por el simple hecho de cumplir con un requisito del proceso de auditoría interna. Es más importante para un auditor seguir una pista de auditoría que se presente durante la auditoría que seguir una lista de verificación. Los auditores inexpertos pueden perder de vista estos rastros cuando confían demasiado en las listas de verificación.
