El reembolso de millas en California se rige tanto por el Código de Trabajo, Sección 2802, como por el Código de Regulaciones de California, Título 8, Sección 13700-13702. Si un empleador de California requiere que un empleado maneje en el negocio oficial de la compañía, debe proporcionarle al empleado un vehículo para el cual se cubren todos los gastos o reembolsar al empleado el costo de conducir. La ley de California proporciona cierta flexibilidad a los empleadores para determinar exactamente cómo reembolsar a los empleados el kilometraje y los gastos relacionados con la conducción.
Reembolso de millas básicas
Según la ley de California, el reembolso por millaje se define como la cantidad pagada a los empleados por todos los "costos necesarios incurridos en los vehículos operativos provistos por el empleado para el trabajo". El reembolso de millas no se limita a los costos de gas, sino que debe compensar al empleado por factores adicionales como la depreciación del vehículo, las reparaciones y los gastos de seguro. El viaje regular del empleado no es compensable, a menos que el empleador imponga restricciones al empleado durante el viaje, requiere que el empleado esté disponible para trabajar o lo dirige a realizar trabajos en el viaje. La ley de California requiere que un empleador mantenga registros diarios de millas reembolsables, y también exige que los pagos de reembolso se realicen antes de que finalice el mes siguiente al mes en que se produjo la conducción o cuando el empleado presentó la reclamación. En Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc. (2007), el tribunal encontró que hay tres formas aceptables en que un empleador de California puede reembolsar los gastos de millas: el método de "gastos reales", el método de "reembolso de millas" y la "suma global". "método.
Método de 'gasto real'
En el método de gastos reales, los empleados deben presentar registros de gastos detallados al empleador. Estos registros abarcarían los gastos reales de cada uno de los componentes reembolsables de la operación de un vehículo y deberían incluir gastos prorrateados, como neumáticos, aceite, seguros y depreciación. El empleado tendría que calcular la parte del tiempo total de manejo que estaba relacionado con el trabajo y utilizar ese porcentaje para calcular los montos prorrateados. El empleado también proporcionaría los costos de gas. Si bien este método es probablemente el más preciso, requiere un informe detallado por parte del empleado y una verificación de los hechos que requiere mucho tiempo por parte del empleador.
Método de 'reembolso de millas'
Para reducir un poco la carga de informes, pero aún así proporcionar un reembolso equitativo a los empleados, los empleadores pueden utilizar el método de reembolso de millas. Este método proporciona un reembolso mensual de gastos según la tasa de reembolso de millas del Servicio de Impuestos Internos, que el Departamento de Cumplimiento de Normas Laborales de California ha opinado que es una tasa de reembolso razonable para todos los gastos incurridos en la conducción. Si los empleados o el empleador no están de acuerdo con que la tarifa sea aceptable, el pago puede diferir de la tarifa del IRS, pero la carga de la parte reclamante es demostrar por qué ese debería ser el caso. Bajo el método de reembolso de millas, los registros de cada milla recorrida, y la fecha en que se llevó a cabo la conducción, aún deben mantenerse.
Método 'Suma Global'
El método de reembolso de "suma global" permite a un empleador compensar a los empleados por los gastos de manejo al aumentar su compensación general. Esto podría ser un pago específico, a menudo denominado "subsidio automático", o un aumento de la compensación básica. Si el empleador aumenta la base o la comisión, es responsabilidad del empleador identificar el monto de la compensación que se pretende reembolsar al empleado por los gastos del vehículo. La opción de suma global puede ser adecuada cuando los empleados hacen con frecuencia los mismos viajes por motivos relacionados con el trabajo.
