Hecho correctamente, los pagos de reembolso de millas pueden ser una deducción de impuestos para las empresas y excluirse del ingreso tributable del empleado. Sin embargo, para recibir este tratamiento fiscal favorable, las empresas y los empleados deben cumplir con algunas pautas del Servicio de Impuestos Internos. Los empleados que no están totalmente reembolsados por los gastos de millaje pueden deducir la parte no reembolsada como una deducción miscelánea.
Planes de reembolso de millas deducibles
Los empleadores no están legalmente obligados a reembolsar los gastos de millaje incurridos por los empleados. Sin embargo, muchos eligen hacerlo porque el gasto comercial es deducible a efectos fiscales. Para que una empresa pueda reclamar millas como una deducción de impuestos, debe mantener la documentación de todos los gastos que reembolsa a los fines de conducir. Por ejemplo, un empleado que desea el reembolso del gas comprado en un viaje de negocios debe proporcionar el recibo del gas para recibir un reembolso. Además, los empleados no pueden ser reembolsados por las millas recorridas como parte de su viaje normal al trabajo.
Planes de tasa de millaje estándar del IRS
Para simplificar el proceso de mantenimiento de registros, el IRS permite a las empresas reembolsar a los empleados sobre la base de una tarifa estándar por milla. Esta tarifa está diseñada para dar cuenta del costo promedio de gas, mantenimiento, reparaciones, licencias, seguro de automóvil, registro y depreciación por milla. La tarifa estándar por milla era de 56 centavos por milla conducida a partir del año fiscal 2014, pero se actualiza periódicamente. Bajo este plan de reembolso de millas, el empleado solo necesita mantener un registro de las actividades de manejo y anotar el propósito comercial de cada viaje.
Impuestos de los pagos de reembolso de millas
Mientras el negocio tenga un plan responsable, el empleado no tiene que reportar ningún reembolso de millas como ingresos. Para ser un plan responsable, el empleado debe verificar que el gasto esté relacionado con el negocio, transmitir los gastos en un período de tiempo razonable y devolver cualquier reembolso en exceso recibido. Si el plan del empleador no cumple con estos estándares, es un plan no contable y los reembolsos están sujetos a impuestos. En esta situación, los reembolsos se informan junto con otros salarios en el formulario anual W-2 del empleado.
Deducciones fiscales para empleados
Si su empleador no le reembolsa por completo los gastos de millaje, puede deducir la parte no reembolsada como una deducción detallada. Los gastos no reembolsados de los empleados se registran como gastos comerciales de los empleados en el Formulario 2106. Para calcular los gastos, puede sumar todos los gastos relacionados con el vehículo en los que incurrió para trabajar o puede utilizar la tarifa estándar por milla del IRS. Asegúrese de excluir las millas recorridas como parte de su viaje de trabajo normal. Las deducciones detalladas misceláneas, como los gastos comerciales de los empleados, son deducibles solo después de que excedan el 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado.
Otros gastos de kilometraje
Junto con el gasto por millas no reembolsadas para viajes de negocios, los contribuyentes también pueden deducir las millas conducidas para visitas médicas, mudanzas y millas para una organización de caridad. El IRS permite a los contribuyentes una deducción de millaje estándar de 23.5 centavos por milla para visitas médicas y mudanzas y 14 centavos por milla para organizaciones caritativas. Los contribuyentes pueden deducir el kilometraje médico como un gasto médico en el Anexo A. Las millas manejadas para caridad pueden incluirse en las deducciones de caridad, que también aparecen en el Anexo A. El kilometraje en movimiento se deduce en el Formulario 3903.
