La contabilidad de gestión es una disciplina que difiere de otros tipos de contabilidad en el sentido de que es un tipo de función de análisis más fluido y de mayor nivel que proporciona información principalmente a la administración interna. La contabilidad financiera, que probablemente esté más cerca de lo que la mayoría de la gente piensa cuando escucha la palabra "contabilidad", se centra en recopilar y recopilar datos financieros históricos destinados a ser difundidos a partes ajenas a la empresa, como prestamistas e inversores.
El objetivo principal de la contabilidad de gestión es proporcionar a la administración de la empresa la información correcta para fines de toma de decisiones internas, asistencia de planificación para futuras transacciones financieras y controles para comportamientos de los empleados como gastos o compras.
¿Qué es la contabilidad de gestión?
La contabilidad de gestión, también conocida como contabilidad de gestión, es un término general que cubre muchas de las facetas de la contabilidad financiera y la planificación financiera. Los gerentes deben tener acceso y conocer el costo de los productos y servicios que ofrece su empresa, pero también deben tener otros detalles que les permitan llevar a cabo escenarios hipotéticos y otros tipos de análisis. Esto ayuda a los gerentes a ver cómo, por ejemplo, las decisiones de compra y gasto potenciales podrían afectar los beneficios futuros, además de contar con otra información de presupuestos y pronósticos para ayudar a guiar a la empresa a través de otras decisiones financieras críticas.
La contabilidad de gestión cubre una amplia variedad de áreas, como la presupuestación de gastos operativos y de capital, costos basados en actividades, análisis de costos operativos y de productos, volumen y beneficios y la rentabilidad de las unidades de negocios, líneas de productos y regiones.
Muchos cursos de contabilidad gerencial no cubren lo que algunos podrían considerar el pan y la mantequilla de la contabilidad (asientos de diario, débitos y créditos) en gran medida. En la contabilidad de gestión, el enfoque radica en recopilar información, analizarla e interpretarla e informarla en varios formatos, desde modelos de flujo de caja descontados hasta programas ad hoc personalizados para las diferentes necesidades de los gerentes de negocios.
Los informes internos pueden incluir análisis de margen o una revisión de la cantidad de ganancias generadas por un producto, región, línea de producto o cliente específicos. La contabilidad de gestión también puede incluir informes como un análisis de equilibrio, que ayuda a determinar dónde establecer los precios de ciertos productos y servicios. Estos informes pueden aparecer en presentaciones de la junta, reuniones mensuales del presupuesto del departamento, informes del CEO sobre el estado de la empresa, reuniones de ventas, reuniones de planificación estratégica y para muchos otros usos.
¿Por qué las empresas preparan presupuestos?
La planificación es una de las partes importantes de la contabilidad de gestión, y los presupuestos son una de las mejores herramientas para planificar y medir el desempeño financiero de una empresa. Para que una empresa mida su desempeño a lo largo del tiempo, primero debe establecer un punto de referencia con el cual medir. El punto de referencia, en este caso, un presupuesto, se convierte en el objetivo a alcanzar o el estándar que la administración quiere que sus empleados mantengan.
Los presupuestos sirven como el plan financiero de una compañía, y documentan una estrategia y objetivos de desempeño que guían cómo la empresa pretende obtener ganancias para el próximo año. Esto puede incluir detalles sobre cuánto dinero invertir en proyectos específicos, la cantidad de unidades a producir o cuántos clientes atender. Una vez que se formula un presupuesto, se convierte en un criterio que la administración utilizará para medir el desempeño real.
Al final de un período, como un mes o un trimestre, el desempeño real de la compañía se comparará con su presupuesto. La firma analizará y tratará de comprender cualquier variación entre el presupuesto y el desempeño real, y los resultados se utilizarán para mejorar el desempeño futuro. Los presupuestos están destinados a responsabilizar a los empleados por alcanzar los objetivos de ventas, mantener los costos por debajo de ciertos límites y trabajar hacia la producción, la dotación de personal y otros objetivos que en última instancia hacen crecer el negocio o lo guían a través de tiempos económicamente difíciles.
¿Cuáles son los seis pasos en el ciclo contable?
Gran parte de la información utilizada en la contabilidad de gestión se basa en los datos históricos compilados por los contadores financieros. El proceso de contabilidad se realiza cíclicamente y, mientras el registro de transacciones está en curso, una vez al mes, la compañía registra sus transacciones finales para ese mes y "cierra sus libros" para que pueda publicar un conjunto de estados financieros para comunicar y revisar rendimiento financiero. Hay seis pasos principales involucrados en este proceso mensual, y el momento y detalle de los mismos pueden diferir en cierta medida según el proceso contable y las necesidades de una empresa determinada. Los pasos generalmente funcionan de la siguiente manera:
- Analizar las transacciones contables: Los contadores revisan cada transacción financiera a medida que se lleva a cabo. Cuando un empleado realiza una compra comercial, por ejemplo, ella enviará una factura y una solicitud de pago o cheque al departamento de contabilidad. Un contador verifica y verifica la transacción, determinando lo que se compró, si debe registrarse como un activo fijo que se gastará en varios períodos contables, o si se trata de una compra menor, como nuevos suministros de oficina, que se puede gastar en la contabilidad actual período.
- Registrar las transacciones en revistas: Un contador hace asientos de diario para registrar las transacciones. Si un empleado usara dinero en efectivo para realizar una compra, el contador reduciría o acreditaría la cuenta de efectivo de la empresa y debitaría o aumentaría la cuenta de compras de la empresa. Ambas cuentas son cuentas de activos.
- Colocar débitos y créditos en el libro mayor: Los contadores ingresan primero a las publicaciones contables y luego las transfieren al libro mayor. En los días de registrar cada transacción a mano en libros de contabilidad, este era un proceso mucho más complicado. La mayoría de las empresas ahora hacen su contabilidad con la ayuda del software de contabilidad, y estos paquetes de software transfieren automáticamente las entradas de diario al libro mayor.El libro mayor representa el registro maestro, mientras que las revistas separadas mantienen registros contables similares juntos.
- Ejecutar un balance de prueba y hacer ajustes: Al final de cada mes, los contadores realizan entradas para acumular ciertos elementos, como los ingresos que se obtuvieron pero que aún no se recibieron, o los gastos en los que se incurrió pero aún no se pagaron. El balance de prueba es un informe que muestra todas las cuentas en el libro mayor y facilita la verificación de las entradas realizadas durante el mes o la identificación de errores contables.
- Preparar estados financieros: Cada mes, los contadores preparan un balance, un estado de pérdidas y ganancias y un estado de flujo de efectivo. También pueden preparar otros programas que sirvan de soporte detallado para los tres estados financieros principales. En compañías privadas, estos estados financieros son confidenciales y no se entregan a nadie fuera de la compañía. Las compañías públicas, por otro lado, publican sus estados financieros, incluyendo notas al pie para explicar los detalles y ponerlos a disposición del público de forma trimestral o anual.
- Cerrar cuentas temporales: Las cuentas temporales se utilizan para rastrear la actividad de la cuenta durante un período contable determinado, y generalmente son cuentas de estados de resultados. Por ejemplo, los ingresos obtenidos del mes se registran en una cuenta específica y, al final del mes, el saldo se reduce a cero y se transfiere a una cuenta de compensación de resumen de ingresos o directamente a la cuenta de ganancias retenidas. Las cuentas de ingresos, gastos, ganancias, pérdidas y retiros y dividendos se cierran, y la utilidad o pérdida neta se registra en la cuenta de ganancias retenidas de la compañía en el balance general al final del año.
Quién es responsable de la contabilidad de gestión
En muchas empresas, la persona con el título de controlador asume la responsabilidad de planificar y realizar las actividades que se encuentran bajo el paraguas de la contabilidad de gestión. Si bien el director financiero o CFO de una empresa generalmente tiene responsabilidades de planificación y supervisión de alto nivel, el controlador y su equipo son responsables de acumular y preparar toda la información para respaldar la presentación de informes y el análisis.
Además, el controlador maneja los datos financieros que la compañía proporciona a terceros, como prestamistas bancarios o varias agencias reguladoras, en el caso de una compañía pública. Esto incluye programas de impuestos e información proporcionada a las autoridades fiscales estatales y federales. Los controladores corporativos también asumieron la nueva responsabilidad de evaluar y documentar los controles internos de la compañía como parte del cumplimiento obligatorio de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 o SOX. Otras áreas de responsabilidad incluyen contabilidad de costos, informes y presentaciones de impuestos estatales y federales, presupuestos, evaluaciones de desempeño, informes financieros externos y proyectos especiales.
Objetivos de la contabilidad empresarial
En resumen, el objetivo principal de la contabilidad de gestión es proporcionar a los gerentes de la compañía la información correcta para fines de toma de decisiones internas, que se utilizará para planificar futuras transacciones financieras y controlar los comportamientos actuales, como los gastos o las compras.
Los objetivos se han refinado a medida que la tecnología continúa brindando un acceso más rápido y fácil a los datos y resultados financieros casi en tiempo real, pero aún se remonta a las funciones de planificación y control. La tecnología permite a los gerentes analizar y mejorar cada paso de la cadena de valor de la compañía, o todo el personal y los departamentos involucrados, desde la compra del inventario en bruto hasta la venta final de un producto y la administración comercial que se lleva a cabo en segundo plano.
Los objetivos se rastrean al pronosticar el desempeño futuro, una parte importante de la contabilidad de gestión, que puede incluir el monitoreo y la estimación de los resultados de nuevas iniciativas, como el aumento de los precios de los productos, el cambio de los proveedores a los costos más bajos, la eliminación de una línea de productos improductivos, la actualización de los equipos o la oferta adicional. -en servicios a clientes.
Contabilidad Gerencial Versus Contabilidad Financiera
Tanto los contadores financieros como los gerentes proporcionan información contable a usuarios internos y externos para la toma de decisiones relacionadas con el negocio. El enfoque de la contabilidad financiera se encuentra en la creación de información para usuarios externos, tales como acreedores, accionistas y otras partes interesadas, mientras que la contabilidad administrativa produce información para varios usuarios internos de la compañía, incluidos diferentes niveles de administración y, a menudo, varios departamentos o grupos de empleados.
La contabilidad de gestión es más flexible que la contabilidad financiera, y no necesariamente se mantiene dentro de los límites de los principios de contabilidad generalmente aceptados o GAAP. Lo cual es obligatorio para la contabilidad financiera. Dado que los informes de contabilidad de gestión se utilizan estrictamente para fines internos, no siempre tienen que adherirse a los estándares GAAP.
Los informes incluyen los estados financieros estándar, pero también pueden incluir varios cronogramas ad-hoc, elaborados para ilustrar conceptos precisos, como diferentes escenarios de rentabilidad si una empresa opera para el próximo año con su equipo antiguo, en lugar de gastar dinero en equipo nuevo y Compensando el costo con una mayor producción. A diferencia de la contabilidad financiera, que se centra en registrar con precisión el pasado, la contabilidad de gestión se centra en el futuro y, a menudo, incluye la preparación de previsiones además de los presupuestos.
Si bien un presupuesto puede representar los objetivos de la administración para el futuro, el pronóstico se centra en lo que la administración sabe que sucederá en el futuro cercano en función de las tendencias históricas de la actividad, los compromisos de ventas y los gastos futuros conocidos. En contraste, la contabilidad financiera permanece centrada solo en el desempeño histórico porque los resultados se entregan a partes externas, y cualquier discusión sobre el futuro podría inducir a error a los inversores y otras partes interesadas externas. La contabilidad de gestión, debido a su naturaleza flexible y en ocasiones ad hoc, es más oportuna porque los análisis a menudo se ensamblan rápidamente con datos en tiempo real, mientras que la contabilidad financiera se adhiere al ciclo mensual, trimestral y anual.
Además, cuando la contabilidad financiera dedica su tiempo a los estados financieros históricos que proporcionan una imagen de la empresa en su conjunto, los informes de contabilidad gerencial incluyen más detalles. Los informes también pueden centrarse únicamente en ciertas partes de la empresa y probablemente incluirán información cualitativa, como explicaciones de ciertas suposiciones o cambios comerciales. Además, los informes de contabilidad de gestión presentan datos cuantitativos, como los resultados contables reales o un estado de resultados pronosticados.
