A pesar de los avances tecnológicos en la comunicación electrónica, las máquinas de fax siguen siendo un método importante para difundir documentos a partir de 2015. Las hojas de portada de los faxes desempeñan un papel importante para alertar a los destinatarios sobre quién debe recibir el fax y su contenido.
Remitente y receptor
Una de las funciones principales de una portada de fax es identificar el remitente y el destinatario del documento. Si bien las portadas son opcionales, la falta de información de contacto básica podría llevar a la pérdida de las transmisiones. Si el destinatario no recoge el fax, la alerta "Destinatario" en la portada ayuda a que el documento llegue a la persona correcta. Además, un destinatario de fax que reconoce el nombre del remitente podría abordar el documento más rápidamente. Muchas compañías tienen hojas de portada de fax basadas en plantillas con sus nombres y logotipos impresos en la página.
Detalles del documento
Una portada de fax típica también tiene una sección por la razón por la cual se está enviando el fax, o comentarios sobre el documento adjunto. Esta sección es útil cuando a un remitente le preocupa si alguien tomará la transmisión en serio. Si una empresa presenta una propuesta de oferta no solicitada, por ejemplo, la portada puede indicar el beneficio para el destinatario de leer los materiales. Los detalles en los documentos también pueden recordar al destinatario que los materiales enviados por fax siguen una discusión o acuerdo previo.
Fecha y números de página
La fecha de la transmisión y el número de páginas enviadas también son elementos comunes en la portada. Ambos son importantes para el mantenimiento de registros y la precisión. Una fecha en un fax le permite a un remitente comprobar que cumplió con un plazo de entrega particular. El número de páginas en el fax es muy importante para proteger contra transmisiones incompletas. Una portada podría indicar "5 páginas, incluida la portada". Esto alerta al destinatario de que la transmisión debe contener cinco páginas en total. Si falta alguno, el destinatario puede alertar al remitente sobre el documento incompleto.
Detalles adicionales
También se utiliza una página de portada de fax para transmitir información confidencial y de seguridad con ciertos documentos. Las agencias gubernamentales, instituciones financieras y oficinas legales se encuentran entre las organizaciones que podrían tener declaraciones de confidencialidad o privacidad en una portada. Esta declaración alerta al destinatario sobre la naturaleza delicada del envolvente y ayuda a garantizar la responsabilidad en la protección de documentos confidenciales. Los faxes también pueden vincular legalmente al destinatario a los requisitos contractuales o reglamentarios. Algunas compañías usan las transmisiones de fax para enviar documentos similares a notas, e incluyen solo la portada con un resumen o un breve mensaje en una sola página.
