Un sistema de nómina manual requiere una aplicación meticulosa; Todo el proceso de nómina se realiza a mano. La probabilidad de errores puede ser alta con este sistema; por lo tanto, la nómina manual es mejor si tiene pocos empleados, como menos de 10. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. obliga a los empleadores a pagar a los empleados adecuadamente por el tiempo trabajado. El IRS y el estado requieren que los empleadores cumplan con ciertas obligaciones de impuestos de nómina. Estas regulaciones se aplican, incluso si su nómina es manual.
Artículos que necesitarás
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Hojas de tiempo / tarjeta de tiempo
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Formulario W-4
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IRS Circular E
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Formulario de impuestos estatales
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Tablas estatales de retención de impuestos
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Máquina de escribir
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Cheques en blanco
Pagar a los trabajadores aplicables en base a sus datos de cronometraje. Lo más probable es que requiera que los trabajadores por hora utilicen un reloj o que completen las hojas de tiempo semanales. Págales según lo que indique el sistema de cronometraje.
Por ejemplo, digamos que el horario de pago es quincenal y el empleado gana $ 9 por hora. La hoja de horas de lunes a viernes durante dos semanas muestra: en – 8: 30 a.m., almuerzo en – 1 p.m., almuerzo fuera – 2 p.m., fuera – 6: 30 p.m. Reste una hora por almuerzo no pagado, lo que lo deja con 9 horas por cada día, 45 horas en total por semana (9 horas x 5 días) Pague las primeras 40 horas trabajadas por semana en tiempo consecutivo. Pague horas extras (aquellas por encima de 40) a 1½ veces la tasa de tiempo directo del empleado.
Cálculo regular: 80 horas (40 horas x 2 semanas) x $ 9 / hora = $ 720. Cálculo de horas extras: 10 horas (5 horas x 2 semanas) x $ 13.50 ($ 9 / hora x 1.5) = $ 135. Pago quincenal total = $ 720 + $ 135 = $ 855.
Figura compensación salarial. Digamos que el empleado recibe un salario anual de $ 47,000 y se le paga semanalmente. Cálculo: $ 47,000 / 52 semanas = $ 903.85, salario semanal.
No todos los empleados asalariados están exentos de las horas extraordinarias; el DOL define por poco esta categoría. Verifique con la junta laboral de su estado (ver Recursos) para saber qué empleados están exentos de las horas extra.
Calcular deducciones involuntarias. Las deducciones involuntarias también se denominan deducciones legales. Incluyen impuestos sobre la nómina, como el impuesto federal sobre la renta, el impuesto estatal sobre la renta, el impuesto de la Seguridad Social y el impuesto Medicare. Consulte la Circular E del IRS para conocer las regulaciones federales de impuestos sobre la nómina y la agencia tributaria de su estado (ver Recursos) para las regulaciones estatales sobre impuestos sobre la nómina.
Retenga el impuesto federal sobre la renta según las tablas de retención de impuestos de la Circular E y el formulario W-4 del empleado. Retenga el impuesto de Seguro Social al 6.2 por ciento del ingreso bruto, hasta $ 106,800 para el año. Retener el impuesto de Medicare en 1.45 por ciento. Consulte las tablas de impuestos de retención de su estado (ver Recursos) y el formulario de impuestos de ingresos del estado del empleado para determinar la retención de impuestos de ingresos del estado. Las deducciones involuntarias también incluyen embargos de salarios; Consulte los documentos de embargo para obtener instrucciones sobre cómo manejar la deducción.
Calcular deducciones voluntarias. Esto incluye las deducciones que el empleado aceptó, como las tarifas de estacionamiento, las cuotas sindicales y los beneficios de jubilación y salud. La deducción varía según el tipo de plan. Realice la deducción según la frecuencia de pago del empleado, como la deducción médica por una semana si se paga semanalmente y la contribución de jubilación por dos semanas si se paga cada dos semanas.
Consejos
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Redondee los datos de la tarjeta de tiempo hacia arriba o hacia abajo hasta los cinco minutos más cercanos, una décima parte o cuarto de hora.
Verificar salarios y deducciones antes de escribir / imprimir cheques de pago. Escriba a mano los cheques de pago y los talones de pago o imprímalos en una máquina de escribir.
