Un sistema de caja chica ayuda a las empresas a pagar pequeños gastos rápidamente sin registrar cada transacción. Es un fondo separado de efectivo que se reserva para pagar los suministros u otros gastos de bajo costo. Para controlar adecuadamente el fondo de caja chica y registrarlo correctamente a efectos fiscales, el fondo debe almacenarse en un lugar seguro y reconciliarse con frecuencia.
Sistema de caja chica
Mientras que algunos negocios minoristas realizan pequeños gastos con sus cuentas, un sistema de caja chica adecuado significa apartar una cantidad fija de dinero en una caja o cajón y usarlo para pagar gastos pequeños. Los recibos de los gastos van en la caja junto con cualquier cambio de las transacciones. El total de los recibos y el efectivo restante siempre debe ser igual al monto con el que comenzó. Por ejemplo, si tiene un fondo de caja chica de $ 100 y gasta $ 27.52 en suministros de oficina, su recibo de la compra más el dinero restante en el fondo sumará hasta $ 100.
Ingresos
El IRS requiere recibos de todos los gastos que superen los $ 75, pero es un buen hábito obtener recibos por cada transacción de caja chica, sin importar cuán pequeña sea. Los recibos proporcionarán la copia de seguridad de los cheques de reposición de caja chica cuando necesite recargar el fondo. Cuando el dinero para gastos menores se agote, siempre verifique el saldo con los recibos antes de agregar más. Para reponer el fondo, escriba un cheque de la compañía en "Petty Cash", cámbielo y agregue el dinero a la caja. Los recibos y la hoja de conciliación de caja chica van al contador para ingresar al sistema contable.
Informes
La hoja y los recibos de reconciliación de caja chica son la copia de seguridad del cheque de reposición de caja chica. Ingrese una transacción en el registro bancario y asigne subtotales a cada categoría. Por ejemplo, si los recibos suman hasta $ 97.12 y representan $ 29.88 en suministros de oficina, $ 43.02 en mantenimiento y $ 24.22 en promoción, la transacción se debita al banco $ 97.12 y acredita a Suministros de oficina $ 29.88, Mantenimiento $ 43.02 y Promoción $ 24.22.
Mantener registros
Al igual que cualquier otro gasto comercial, el IRS requiere que usted guarde los recibos y otro respaldo durante siete años. Adjunte los recibos a la parte posterior de la hoja de reconciliación de caja chica y archive cuando se ingresen. Guarde sus recibos de luz brillante. Algunos recibos impresos en papel térmico se desvanecerán mucho antes de que se cumpla el requisito de almacenamiento.
