Como miembros importantes del departamento de contabilidad de una organización, los empleados de cuentas por pagar tienen varias metas y objetivos que garantizan que los pagos de la empresa se manejen adecuadamente. Aunque el objetivo principal del departamento de contabilidad es garantizar que los pagos de los proveedores y los empleados se manejen de manera oportuna, los empleados de las cuentas por pagar también son responsables de verificar y corregir los errores encontrados en el camino. También pueden ayudar con otras tareas contables, como organizar archivos y revisar informes, lo que puede permitir que el departamento de contabilidad funcione de manera más eficiente.
Entrada oportuna
Un objetivo importante para los empleados de cuentas por pagar es el ingreso oportuno de facturas para el pago. El departamento de contabilidad en la mayoría de las compañías les permite a los empleados establecer sus propias metas y objetivos que están en línea con las metas y objetivos generales del departamento. La persona que abre el correo ingresará una fecha recibida en la factura. La persona a cargo de las cuentas por pagar también marca la fecha e inicia la factura al procesarla para el pago. Estos pasos permiten revisar el tiempo que transcurre desde la recepción de una factura hasta que se ingresa en el sistema contable. Esto proporciona a las personas que pagan cuentas u otras personas un medio para medir sus actividades con respecto a sus objetivos.
Errores reducidos
Mientras que los errores ocurren, la idea es reducirlos o eliminarlos tanto como sea posible. Reducir los errores requiere centrarse en el trabajo, mejorar la escritura y las habilidades de entrada de 10 teclas. También implica verificar el trabajo ingresado después de ingresar al sistema contable y hacer las correcciones necesarias de inmediato. Si revisa el trabajo ingresado en el sistema al compararlo con el informe de envío de datos cuando finaliza, esto le permite corregir y encontrar cualquier error inmediatamente.
Compruebe el tiempo de respuesta
Si bien el tiempo de respuesta de los cheques no siempre está bajo el control de los empleados de las cuentas por pagar, lo que está bajo su control es la rapidez con que se envían los cheques una vez que se reciben. En la mayoría de las compañías, los cheques de cuentas por pagar se imprimen al menos una vez a la semana. Cumplir o superar los objetivos y metas requiere llenar los sobres con los cheques al recibirlos y enviarlos por correo lo antes posible. Las fechas de envío se indican en los comprobantes de facturas o copias de facturas que se archivan.
Soporte adicional
Otro objetivo y objetivo de las cuentas por pagar es respaldar las otras funciones contables. Esto significa no solo registrar los gastos e imprimir cheques rápidamente, sino también brindar apoyo a otras áreas de contabilidad, que pueden incluir el cierre de la orden de compra, el ingreso del presupuesto al sistema, la organización de archivos o más. Las cuentas por pagar también pueden revisar los informes y verificar las publicaciones contables en busca de errores o correcciones según sea necesario.
