La documentación del proceso es la grabación de los procesos que una empresa lleva a cabo regularmente. Generalmente creado para capacitar a los empleados, procesar la documentación y la capacitación a veces puede quitarle tiempo a otras actividades. Sin embargo, solucionar los problemas causados por empleados que no recibieron una capacitación adecuada o que no entendieron la forma correcta de llevar a cabo un proceso también puede tomar un descanso de un día.
Integración
Las organizaciones consisten en una serie de procesos integrados para lograr un objetivo general. La documentación del proceso implica el registro de estos diversos procesos para que las organizaciones puedan entender cómo funcionan y también diseñar estrategias para mejorarlos.
Claridad
Los procesos deben registrarse de manera clara y convincente, ya que estos procesos también pueden ayudar a articular los cambios necesarios en la forma en que los empleados los llevan a cabo. La administración a veces puede desarrollar documentaciones de procesos en manuales de capacitación para capacitar a nuevos empleados.
Procesable
La documentación del proceso debe ser accionable para que las personas que nunca antes llevaron a cabo estos procesos puedan hacerlo. La razón por la cual ciertos productos son iguales en una cadena de tiendas es porque el proceso de creación de esos productos, como una taza de café, por ejemplo, se ha documentado claramente de una manera que permitió a otros crear duplicados del producto. La documentación del proceso debe ser accionable para ayudar a los gerentes a capacitar a los empleados.
Causa y efecto
La documentación del proceso se debe escribir para definir claramente la naturaleza de causa y efecto de los procesos. Los procesos deben documentarse de forma aislada y documentarse para explicar cómo se relacionan los distintos procesos entre sí. Por ejemplo, una organización podría querer entender cómo su proceso de reunión afecta la apertura de la discusión de la empresa.
Omisión
Aquellos que crean la documentación del proceso también deben saber qué omitir en la documentación del proceso. Por ejemplo, algunos procesos son tan simples que no necesitan ser descritos. Otros procesos no necesariamente tienen que hacerse correctamente cada vez.
Proceso y entrenamiento
A menudo los gerentes pueden combinar la documentación del proceso y la capacitación. La documentación del proceso puede ahorrar tiempo a los trabajadores que podrían realizar otras tareas en lugar de utilizar el tiempo de capacitación. Sin embargo, la documentación del proceso no siempre explica la información de forma suficientemente clara para los empleados. A menudo, debe combinarse con capacitación práctica para garantizar que la información sea claramente entendida por un nuevo empleado.
