El pago en exceso de la nómina ocurre cuando un empleador paga a un empleado salarios más altos que los adeudados. El sobrepago generalmente ocurre debido a errores administrativos, pero también puede ser el resultado de que un empleado estafando a su empleador al ingresar información falsa en hojas de tiempo o relojes de tiempo. El estatuto de limitaciones por el cual el empleador debe cobrar legalmente un sobrepago varía según el estado. Bajo ciertas circunstancias, el empleado es responsable de devolver los sobrepagos de nómina de forma indefinida, una limitación que comúnmente se aplica a los empleados del gobierno y aquellos que defraudaron a su empleador.
Requerimientos
El gobierno federal permite las deducciones de nómina por sobrepagos sin el consentimiento de los empleados y no establece un estatuto federal de limitaciones por el cual los empleadores pueden recuperar un sobrepago. Algunos estados con mejores protecciones para los trabajadores requieren el consentimiento de los empleados antes de que los empleadores deduzcan los pagos en exceso de sus cheques de pago, pero esos estados no prohíben que un empleador realice actividades de cobro contra un empleado. Bajo el Código Laboral de California, los empleadores de California pueden deducir sumas de los cheques de pago de los empleados por sobrepagos de nómina solo con el consentimiento por escrito del empleado. El estado de Washington permite a los empleadores deducir pagos en exceso sin un consentimiento por escrito solo si detectan errores de nómina dentro de los 60 días de haber realizado el pago en exceso.
Límites
Las leyes estatales sobre el cobro de sobrepagos de nómina por parte de empleadores privados generalmente clasifican los sobrepagos como contratos orales, que tienen un estatuto de limitaciones que puede variar de tres a 15 años. Por ejemplo, la Ley de cobro y pago de salarios de Virginia Occidental permite el cobro de sobrepagos a más tardar cinco años después del error de pago, lo mismo que el límite para acuerdos verbales. Algunos estados tienen leyes que restringen el estatuto de limitaciones. Por ejemplo, Michigan establece un límite de seis meses para el pago en exceso según la Ley de Pago de Salarios y Beneficios Adicionales de Michigan, que difiere del límite estatal de seis años para los acuerdos orales.
Federal
Los empleados federales no tienen un estatuto de limitaciones sobre el pago excesivo de la nómina, de acuerdo con el Título 5, Sección 5514, del Código de los Estados Unidos. La agencia federal contra la cual el empleado tiene una deuda puede tomar hasta el 15 por ciento del pago semanal disponible del empleado para recuperar el sobrepago. Si el empleado abandona la agencia y obtiene un empleo en el sector privado, el gobierno de los EE. UU. Puede confiscar cualquier pago que el Tesoro le deba, como los reembolsos de impuestos, hasta que pague el sobrepago en su totalidad.
Estado
Si un empleado que trabaja para un gobierno estatal debe devolver los sobrepagos de nómina varía ampliamente según el estado, por lo que debe consultar a un abogado o al código de su estado local. Por ejemplo, los empleados del estado de Washington no enfrentan límites de tiempo para la recolección, de acuerdo con la Sección 49.48.200 del Código Revisado de Washington. En contraste, Michigan permite que las oficinas estatales cobren sobrepagos de salarios solo dentro de los seis meses posteriores al sobrepago, a partir de 2011.
