La coordinación del proyecto generalmente se refiere a la planificación y gestión de múltiples tareas simultáneamente. La coordinación es esencial para una empresa que se ocupa de dos o más proyectos relacionados. Los proyectos varían según los objetivos del negocio, pero pueden incluir el lanzamiento de un nuevo producto o la expansión de los servicios a nuevas áreas. Un coordinador de proyecto a menudo tiene diferentes roles y responsabilidades, dependiendo de la industria, el tamaño de la empresa y el objetivo del proyecto. Por ejemplo, las corporaciones podrían designar coordinadores de proyectos separados para manejar los asuntos nacionales e internacionales; mientras que, las pequeñas empresas podrían integrar los deberes básicos de coordinación de proyectos en un rol de gestión. Los coordinadores de proyectos pueden servir como tomadores de decisiones o asistentes para los gerentes principales.
Lo esencial
El alcance del proyecto (por ejemplo, integrar proyectos con diferentes equipos o considerar opciones alternativas) y el marco de tiempo (tanto a corto plazo como al plazo general) representan características esenciales, especialmente porque la coordinación exitosa requiere una planificación a largo plazo junto con una ejecución perfecta. Por ejemplo, si su empresa tiene la intención de abrir una nueva ubicación, entonces debe anticipar con precisión cuánto tiempo tomará construir una tienda, obtener los permisos necesarios, comprar muebles o equipos, así como contratar y capacitar al personal suficiente. Por lo tanto, un retraso en la recepción de suministros esenciales puede afectar a un proyecto completo, como al agregar costos adicionales al proyecto.
Empleados
Para mantener la eficiencia, considere designar a una persona o un equipo de personas para que se desempeñen como coordinadores del proyecto. Los coordinadores de proyectos deben tener habilidades sólidas de resolución de problemas para anticiparse y responder a retrasos o situaciones inesperadas. Además, deben poder interactuar y negociar con diferentes tipos de personas. Si un proyecto implica trabajar con una empresa en México, los coordinadores deben darse cuenta de que las costumbres comerciales difieren en México de las de los Estados Unidos. Si no puede crear un rol de coordinador de proyecto independiente, ajuste las funciones del coordinador de proyecto para que sirva como asistente del equipo ejecutivo. Por ejemplo, un asistente de proyecto podría programar reuniones, preparar agendas y evaluar el progreso con el objetivo general de respaldar la eficiencia del proyecto.
Software
Incorpore programas de software para aumentar la eficiencia, como mantener archivos de proyectos y administrar información clave. Para ciertos proyectos, las hojas de cálculo, los gráficos o los gráficos de muros funcionan de manera eficaz. También utiliza programas como Microsoft Excel o Project, o incluso desarrolla software propietario. Por ejemplo, podría diseñar un programa para centrarse en un aspecto importante, como los costos totales del proyecto incurridos o los problemas de control de calidad. Asegúrese de que la información del proyecto sea fácilmente accesible para los participantes clave.
Consideraciones
Algunos proyectos involucran a personas de diferentes organizaciones o empresas que trabajan juntas para lograr un objetivo similar. Analice continuamente los riesgos del proyecto, por ejemplo, si un miembro del equipo no puede obtener un permiso o entregar los suministros a tiempo. La coordinación del proyecto debe incluir planes de contingencia que puedan implementarse rápidamente si es necesario.
administración
Las etapas de coordinación del proyecto generalmente incluyen la creación de un objetivo general, la planificación de tareas esenciales y la ejecución y el control del proyecto. Desarrolle un análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) o PASO (social, tecnológico, económico y político) en diferentes etapas para evaluar el progreso del proyecto.
