Si alguna vez tiene un puesto administrativo, puede ser su trabajo transcribir los minutos. Puede ser más difícil de lo que piensas transcribir minutos. Transcribir minutos significa encontrar el equilibrio adecuado entre reproducir muy pocas y demasiadas notas que tomó en su reunión. Además, debe ejercer no solo habilidades de escucha aguda, sino también una buena sensibilidad editorial. Siguiendo la guía a continuación, puede producir una transcripción de minutos profesional.
Haga su transcripción tan pronto como pueda después de su reunión. Podrá recordar fácilmente lo que ocurrió en la reunión.
Derecho correctamente a su documento de minutos. Registre a los asistentes a la reunión, los objetivos de la reunión y la fecha / duración de la reunión. También debe incluir una clave que enumere las iniciales de los asistentes junto con sus nombres completos, ya que cada vez que un asistente habla, puede prologar sus declaraciones con sus iniciales.
Transcriba la reunión en su orden cronológico. Divida las discusiones / conversaciones por tema, si se discutió más de un tema en la reunión. Por ejemplo, si la discusión cambió de las preocupaciones presupuestarias a los recursos humanos, comience la siguiente conversación como sigue: "La discusión cambió a las consideraciones del departamento de recursos humanos …"
Distinga entre las discusiones importantes y no importantes en su reunión. Por ejemplo, ciertamente no desea transcribir los momentos en que alguien dejó el tema y habló sobre asuntos personales. En lugar de mencionar que la discusión se desvió del curso, escriba puntos suspensivos "…" o algo así como "Después de una hora de conversación no relacionada …"
Guarde su documento en su disco duro (o unidad flash) antes de imprimirlo. Una transcripción de minutos registra la mayoría de las decisiones importantes de una empresa, por lo que es esencial que estas decisiones se guarden para futuras referencias.
Consejos
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Siempre revise su ortografía y gramática antes de enviar su transcripción de minutos a su jefe. Pregúntele a su jefe si hay una plantilla que pueda usar para transcribir sus minutos. Si no, pregunte si hay transcripciones de minutos anteriores a las que pueda hacer referencia mientras escribe las suyas propias.
Advertencia
Tenga mucho cuidado al registrar cualquier arrebato en una reunión. No mencione a la persona detrás del arrebato, pero diga algo como "Se le recomendó enfáticamente que …" Si alguna vez se siente inseguro acerca de asociar un nombre con una discusión, consulte al presidente de la reunión.
