Si su organización tiene más de un empleado, y esos empleados viajan o realizan compras para la compañía con sus tarjetas de crédito personales, necesita una política de reembolso de la tarjeta de crédito.Las políticas de reembolso de tarjetas de crédito le permiten determinar qué gastos se pagarán, establecer un límite en los gastos e informar a los empleados cómo funciona el proceso de reembolso.
Determine si se necesita aprobación previa
Reembolsar los gastos de las tarjetas de crédito de los empleados puede ser una pesadilla para el presupuesto si los recursos humanos y la contabilidad no tienen idea de qué tipo de cargos pueden esperar. Requerir la aprobación previa para algunos o todos los gastos de la tarjeta de crédito puede eliminar el impacto de la etiqueta durante la conciliación de los cargos de reembolso de la tarjeta de crédito. Los formularios de autorización de viajes o gastos y las órdenes de compra pueden ayudar a los administradores a detener los gastos no autorizados, mientras que los recursos humanos y la contabilidad pueden obtener una idea general de los costos que se reembolsarán.
Establecer límites de gastos
La limitación de los reembolsos de las tarjetas de crédito mediante el establecimiento de límites para los gastos es otra forma en que las políticas de reembolso de las tarjetas de crédito pueden ayudar a prevenir problemas presupuestarios. El establecimiento de límites de gastos para comidas, hoteles y entretenimiento mantendrá los reembolsos de viaje bajo control, mientras que los reembolsos por servicios o materiales deben controlarse a través de órdenes de compra o autorización previa. Las asignaciones estándar para las comidas, por ejemplo, pueden eliminar la necesidad de que los empleados entreguen los recibos, y son útiles para las organizaciones que procesan una gran cantidad de reembolsos.
Defina qué gastos se reembolsarán
Cualquier política de reembolso de tarjeta de crédito debe definir claramente qué gastos se reembolsarán. Si bien los costos de comida, viaje y alojamiento son costos estándar de reembolso, la cultura de la empresa puede imponer otros costos que están sujetos a reembolso, como los costos para entretener a los clientes, incluidas o excluidas las bebidas alcohólicas y el servicio de lavandería para viajes de negocios prolongados. Su política debe definir qué costos se pueden reembolsar y cuándo, para evitar el abuso de los empleados en las cuentas de gastos.
Determine lo que se necesita para justificar el reembolso
El reembolso de los cargos de la tarjeta de crédito de los empleados puede convertirse rápidamente en un problema para la contabilidad y los recursos humanos si la política de reembolso no determina qué documentación se requiere. Mientras que algunas compañías confían en recibos individuales, otras usan recibos por correo electrónico o copias anotadas de los estados de cuenta de las tarjetas de crédito, o establecen asignaciones estándar para la mayoría de los gastos reembolsables para evitar el exceso de papeleo por completo. El volumen de reembolsos con los que trata su organización debe dictar su política.
