Si planea iniciar un negocio, deberá pensar en establecer una oficina desde la cual planear y administrar ese negocio. Desde las computadoras hasta las copiadoras, las oficinas modernas requieren diferentes tipos de equipos, muebles y suministros para funcionar de manera eficiente. El equipo de oficina se divide en algunas categorías, según su función en la oficina.
¿Qué es el equipo de oficina?
El término "equipo de oficina" incluye cualquier activo a largo plazo que se utiliza para realizar tareas administrativas o relacionadas con la oficina. Por lo tanto, la categoría es muy amplia. De hecho, a menudo es más fácil para los fines contables y fiscales considerar qué se excluye del equipo de oficina. En particular, los suministros de oficina y los muebles de oficina se clasifican y rastrean por separado del equipo de oficina. Los suministros de oficina incluyen materiales que normalmente espera consumir y reemplazar con más frecuencia. Los ejemplos incluirían elementos como membrete y otros artículos de papelería, tarjetas de visita y similares. Los escritorios, sillas de escritorio, asientos para invitados o clientes, mesas y otros muebles están incluidos en la categoría de muebles de oficina.
Equipo de computadora
Las oficinas modernas invierten sustancialmente en equipo informático porque mantenerse conectado tanto internamente como con el mundo suele ser una necesidad de misión crítica. La mayoría de las oficinas necesitarán múltiples computadoras de escritorio y portátiles, así como impresoras para crear copias impresas de cartas, acuerdos y otros documentos. Es posible que las oficinas también deban convertir copias impresas de documentos en archivos digitales. Se requieren escáneres y cables para conectar el dispositivo a una computadora para tales tareas. También pueden requerirse cámaras digitales, proyectores para presentaciones e impresoras de imágenes.
Equipo de comunicaciones
Las oficinas comerciales dependen en gran medida de su capacidad para comunicarse con otros departamentos o ubicaciones en el mismo negocio, así como con otros negocios, clientes y proveedores. Los teléfonos también ayudan a conectar a los empleados de oficina entre sí internamente, lo que ayuda a aumentar la productividad al reducir el tiempo de caminata para transmitir mensajes rápidos. Las comunicaciones entre oficinas también ayudan a fomentar una imagen más profesional para los visitantes de oficina.
Si bien las máquinas de fax se utilizan menos en las oficinas de negocios que en el pasado, algunas empresas aún requieren su uso para la transmisión de documentos en papel que no se pueden escanear. Esto se encuentra más comúnmente en las oficinas que manejan registros en papel seguros, confidenciales o confidenciales, como bufetes de abogados y consultorios médicos.
Si una oficina requiere una cantidad sustancial de preparación de documentos, especialmente correspondencia, puede ser prudente invertir en equipos de dictado para facilitar que los asistentes administrativos procesen y creen copias impresas de cartas y otros documentos dictados. Otros equipos de comunicaciones que una oficina de negocios puede necesitar incluyen teléfonos inalámbricos, contestadores automáticos, audífonos Bluetooth, dispositivos celulares o teléfonos inteligentes, grabadoras de cinta, equipos de grabación y visualización de video y televisores o monitores de pantalla.
Equipo de oficina general
Otros equipos también pueden ser requeridos por las oficinas. Los archivadores son importantes para mantener copias de los documentos que deben guardarse en las instalaciones, ya sea para su custodia o una referencia fácil. Por la misma razón, una caja fuerte ignífuga puede proteger objetos de valor y documentos originales confidenciales.
Algunos equipos son tan omnipresentes que casi todas las oficinas los necesitarán y los utilizarán regularmente. Por ejemplo, la fotocopiadora ayuda a las oficinas a crear los duplicados necesarios de documentos que la empresa debe crear para los socios y clientes, como la correspondencia y los acuerdos o contratos. Las trituradoras de papel también son necesarias para eliminar adecuadamente la información confidencial, patentada o confidencial de una manera segura.
Las oficinas también pueden necesitar otro equipo general, como medidores de correo para procesar el correo saliente, un fabricante de etiquetas para las necesidades de almacenamiento y pizarras blancas para las sesiones de planificación y estrategia.
