Reprogramar grandes eventos de negocios puede ser una pesadilla logística; incluso con las razones más creíbles para cambiar la fecha, los clientes y los contactos comerciales se sentirán irritados e inconvenientes. La forma en que presente la información también tendrá un gran impacto en la impresión que tendrán los asistentes; Tenga cuidado de sonar apologético pero optimista, para que los destinatarios vean la reprogramación como un contratiempo temporal en lugar de un paso en falso o el resultado de una planificación deficiente.
Inserte un papel con membrete de la empresa en su impresora; Este es un aviso oficial sobre la reprogramación de un evento que está organizando. El tiempo es esencial y el membrete capturará la atención del destinatario con mayor eficacia que el papel normal.
Abra el programa de procesamiento de textos de su elección. Comience un nuevo documento seleccionando "Archivo" y "Nuevo".
Escriba la fecha y salte una línea. Use la función de combinación de correspondencia en su programa de procesamiento de textos para insertar los nombres y direcciones de los asistentes.
Comience por indicar que tendrá que reprogramar el evento y actualizar sus recuerdos sobre lo que es el evento y cuándo debería haberse celebrado originalmente.
Pedir disculpas con sinceridad y explicar el motivo del retraso. No se disculpe más de una vez o los destinatarios pueden ver esto como una admisión de culpabilidad o mala gestión.
Dar detalles sobre cuándo ocurrirá el evento. Si su compañía está ofreciendo una compensación por sus tarifas de reserva u otro incentivo, detalle cómo los asistentes pueden solicitar la compensación. Juega las buenas nuevas; Si la reprogramación es un hecho afortunado, como la reprogramación por un tiempo con mejor clima, coméntelo.
Agradezca a los asistentes su cooperación y bríndeles la información de contacto a la que pueden llamar si tienen preguntas o dificultades para reprogramar su visita.
Firme la letra "Sinceramente" y omita tres líneas. Escriba su nombre completo y título. Imprima las letras y firme cada una sobre su nombre escrito.
Envíe las cartas con el servicio más rápido que pueda pagar. Si no puede permitirse enviar una gran cantidad de cartas por correo prioritario, llame primero a cada asistente y bríndeles la información básica sobre la reprogramación del evento. Hágales saber que una carta oficial seguirá.
