Las actas de las reuniones están destinadas a resumir los puntos más importantes de la reunión. El propósito de la reunión es que un grupo se reúna y tome decisiones. El objetivo final de las actas de la reunión, bajo esta línea de lógica, es resumir con precisión las decisiones tomadas durante la reunión. Las actas de las reuniones se toman en forma de notas, y luego se escriben más adelante en toda su extensión. Para facilitar el proceso, pida a los líderes de la reunión una agenda o un resumen de los eventos de la reunión. Haga un resumen de las notas de los minutos de la reunión según la agenda de la reunión.
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Preste atención a las decisiones tomadas durante la discusión. Asegúrese de anotar toda la información relacionada con la decisión final.
Aproveche el momento en que las personas debaten la decisión de tomar notas sobre los temas clave que parecen estar involucrados en el debate debate. No te preocupes por quién dijo qué.
Lea las notas a continuación y resalte los puntos que son más pertinentes para los miembros. Regrese y revise las notas para obtener la información pertinente que se mencionó y que se relaciona con el aspecto de liderazgo del grupo. La discusión puede caer en una tangente importante, como el papeleo o las preocupaciones legales. Separe esta información y envíela por correo a los líderes del grupo.
Resuma los puntos que se necesitan para los voluntarios y otros afiliados. Escriba una lista con viñetas de todas las tareas que deben completarse en función de la decisión tomada en la discusión. Si la decisión, por ejemplo, fue organizar una recaudación de fondos para aliviar un déficit en los fondos necesarios para otro proyecto, tenga en cuenta que se necesitarán voluntarios para planificar la recaudación de fondos, reclutar voluntarios, anunciar, etc.
Utilice el resumen de las actas de la reunión para enviar correos electrónicos a los miembros y boletines.
Haga un formato estándar para las actas de la reunión basándose en los procedimientos habituales. Guárdalos, ya que la información que contienen puede ser útil más adelante. El grupo podría encontrarse en una situación similar más adelante, por ejemplo, cuando las personas que organizaron la recaudación de fondos original ya no forman parte de la organización. Los nuevos miembros pueden usar las actas de las reuniones para encontrar soluciones a los problemas que son nuevos para ellos.
Asegúrese de registrar la fecha y la hora de la reunión con cada entrada, así como un resumen del propósito de la reunión.
Escriba los minutos de la reunión en bloques cortos de una a tres oraciones, de modo que se lea como un artículo de un periódico. Esto hará que los puntos básicos de la reunión sean más fáciles de entender para los lectores.
