El propósito de un sistema de control de documentos es garantizar que los documentos que usa su organización sean efectivos y actuales. Esto se puede lograr utilizando una lista simple de documentos conocida como lista maestra.
Manual de Políticas y Procedimientos
Dirigir el control de documentos dentro de su política y el manual de procedimientos debe ser el primer paso. Además, su organización debe identificar un administrador para supervisar el control de documentos al ser responsable de la lista maestra de documentos.
Lista maestra de documentos
Cree una lista maestra que identifique los documentos utilizados dentro de su organización para operar de manera efectiva. Los ejemplos de documentos incluyen manuales de procedimientos, manuales de calidad, instrucciones de trabajo y formularios. Usando un formato de hoja de cálculo, incluya el nombre del documento y la versión. Si está haciendo referencia a un procedimiento obligatorio de una fuente externa, hacer referencia al estándar en la lista maestra ayudará a la trazabilidad.
Proceso de revisión
Los documentos revisados deben anotarse en la lista maestra. Por ejemplo, Política y procedimientos de control de calidad, versión B. Puede crear su propio sistema de identificación. Algunas organizaciones usan fechas de revisión. Cuando se revisa un procedimiento, también debe revisar cualquier formulario o instrucciones que haga referencia dentro del procedimiento.
