Según Business Dictionary, un sistema de gestión de documentos es un "sistema electrónico diseñado para organizar y gestionar documentos. Por lo general, estos documentos se organizan con software, que brinda al usuario la capacidad de acceder, modificar y almacenar los documentos de manera centralizada. "Las compañías a menudo usan estos sistemas para convertir documentos históricos en documentos electrónicos para una referencia fácil y reducir el espacio de almacenamiento. La mayoría de las empresas generan algún tipo de papeleo asociado a sus operaciones. Encontrar la mejor manera de administrar estos documentos puede mejorar el flujo de trabajo interno de la empresa.
Revise los puntos de entrada de los documentos comerciales. Los propietarios y gerentes de negocios deben determinar cómo los documentos ingresan a su compañía y decidir cómo capturarlos mejor de manera electrónica.
Implementar software para capturar información electrónicamente. Las empresas pueden solicitar a terceros, como proveedores, proveedores o grupos similares, que envíen información por correo electrónico o sitios web. Esto permite a las empresas cargar directamente la información en un sistema de gestión de documentos.
Exigir a los empleados que escaneen documentos en papel en un sistema de archivo electrónico. Después de que un empleado complete su tarea, los gerentes pueden requerir que escanee toda la información pertinente en la computadora de la empresa o en el almacenamiento del servidor. El empleado puede destruir el original para eliminar la información confidencial.
Configurar un sistema de búsqueda de documentos. La capacidad de encontrar rápidamente documentos almacenados puede reducir el tiempo de un empleado dedicado a buscar información histórica. Las empresas deben crear un sistema de archivo electrónico estándar para que las personas almacenen y encuentren información en una fecha posterior.
Consejos
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Las empresas pueden decidir externalizar su sistema de gestión de documentos. Las empresas pueden especializarse en el almacenamiento de información para que una empresa no necesite grandes cantidades de espacio de almacenamiento físico para los documentos.
Advertencia
Si bien los sistemas de gestión de documentos electrónicos ofrecen muchos beneficios para una empresa, también pueden tener inconvenientes. Las empresas deben ser capaces de proteger la información electrónica contra el abuso o el fraude mientras hacen una copia de seguridad de la información para protegerse contra fallas en la computadora o el servidor.
