El personal administrativo nunca obtiene la gloria o la fama, pero sin ellos, los lugares de trabajo están condenados a la ineficiencia y el estancamiento. Los administradores de calidad marcan la diferencia en la eficacia con que otros realizan su trabajo. Proporcionan soporte y se enfrentan al flujo interminable de tareas detrás de escena que hacen que cualquier empresa funcione.
¿Qué es un asistente administrativo?
Asistentes administrativos desempeñan una variedad de funciones en la configuración de la oficina. Sus puestos de trabajo pueden ingresar a la categoría de asistente personal si están dedicados a un ejecutivo o pueden ser la clave para una pequeña oficina exitosa y dinámica donde solo ellos manejan llamadas, documentos y otras tareas en apoyo de toda la fuerza laboral.
La mayoría de los trabajos de asistente administrativo implican el manejo del correo electrónico, el envío de llamadas telefónicas o la realización de llamadas a clientes y otros empleados, la preparación de documentos y la gestión de los sistemas de archivo. A menudo, estarán involucrados en la incorporación de nuevos empleados. Pueden administrar los plazos para la oficina o los altos ejecutivos, hacer citas y mantenerse al tanto de los calendarios. A menudo se ocupan de las citas de mantenimiento programadas regularmente, como asegurarse de que la compañía de agua vaya a limpiar el enfriador de agua y otras tareas rutinarias.
Los detalles finitos de un asistente administrativo dependen de la compañía y de las personas para las que trabajan. Si están trabajando en una oficina de contabilidad, es posible que necesiten un conocimiento práctico de los procedimientos contables. Si están en una empresa de postproducción de televisión, necesitarán conocer la jerga de la producción de cine y televisión. Para una empresa de publicidad, tendrán que tener un conocimiento básico de la compra de anuncios y tratar con creativos y clientes.
Los trabajos de asistente administrativo pueden ser una excelente manera de obtener una visión general de lo que hace una empresa, y es posible trabajar en otros trabajos o tener una idea de qué roles son los más adecuados para ellos. Por otro lado, hay asistentes administrativos de carrera que aman las ofertas variadas y el ritmo rápido que el trabajo trae a sus días.
¿Cuáles son las tareas de los asistentes administrativos?
Es posible obtener un excelente trabajo de asistente administrativo con solo un título de escuela secundaria, pero algo de universidad ayuda, especialmente para trabajos bajo ejecutivos. Más importantes son las habilidades específicas del trabajo, como tener una buena comunicación tanto por escrito como al hablar, ya que implica mucho correo electrónico y manejo del teléfono. A menudo, los administradores deben tener buen tacto y diplomacia, ya que deberán tratar con clientes iracundos o ser una parte neutral entre el personal de su oficina. Pero todas sus habilidades de comunicación serán discutibles si no son buenos oyentes con una cabeza para los detalles.
Las habilidades informáticas son una necesidad, incluso saber cómo usar programas como Microsoft Word, Excel y Outlook. El ingreso de datos puede ser una tarea requerida, y ser capaz de dominar rápidamente cualquier programa que use la compañía, como las aplicaciones de administración de bases de datos o de colaboración en equipo, ayudará a un administrador a tener éxito en su función.
Por lo general, será necesario comprender todos los aspectos del envío de correos, lo que puede implicar conocer la forma en que se usa USPS para manejar el correo diario y las máquinas de franqueo en funcionamiento, pero también conocer los sistemas de mensajería como FedEx, UPS e incluso cómo convocar a los mensajeros locales de bicicletas.
Las tareas administrativas menos gloriosas consisten en mantener la oficina bien provista de suministros. Desde el papel hasta la tinta de la impresora y los bolígrafos, estas cosas son la red troncal de suministro de una oficina que funciona bien y es el dominio del asistente de administración. Lo mismo ocurre con el mantenimiento y mantenimiento de equipos de oficina como copiadoras, computadoras y más. No necesariamente tienen que arreglar estas cosas, pero un poco de resolución de problemas va muy lejos, y el resto del tiempo pueden llamar al departamento de TI o comunicarse con personal de reparación.
¿Qué cualidades necesita el personal administrativo?
Tener un comportamiento profesional y una apariencia que se adapten a la imagen de la compañía hace mucho en este trabajo porque los asistentes administrativos son a menudo la "cara frontal" de una empresa o la primera impresión que uno recibe de un ejecutivo cuando trabaja en esos escritorios.
Ser organizado es crítico. La administración de todos esos programas, la devolución de llamadas, la emisión de notas, la actualización de hojas de cálculo, el mantenimiento del sistema de archivo, requieren una buena capacidad de organización y la capacidad de mantenerse al tanto de muchas cosas de forma continua. Por supuesto, están relacionadas las habilidades de administración del tiempo porque los plazos son una constante, y si un contrato se envía demasiado tarde o si no se devuelve una llamada con prontitud, puede ocasionar que los negocios invaluables colapsen.
Ser excelente en el trabajo en equipo es fundamental, ya que de eso se trata la función de personal de apoyo, pero también lo es trabajar solo. Mantenerse al tanto de los proyectos y ser un emprendedor es esencial, y hacerlo en un entorno ocupado con interrupciones constantes es obligatorio. Los días están llenos de llamadas, personas que necesitan ayuda y tareas emergentes que requieren soluciones inmediatas, pero todavía hay proyectos en curso que también necesitan completarse, y el personal administrativo debe sobresalir en ambos.
¿Qué conjuntos de habilidades son valiosos?
Más allá de las habilidades cotidianas estándar necesarias para una carrera exitosa en el trabajo de apoyo administrativo, hay muchas otras habilidades que pueden separar una de la manada y darles una ventaja en los trabajos de administración más remunerados y más esquivos.
Ser bilingüe o multilingüe es una habilidad fantástica para tener. Saber español, alemán, chino, indio u otros idiomas comunes en negocios nacionales o internacionales puede hacer que un administrador sea extremadamente valioso, y estos roles a menudo también pagan más alto.
Algunas otras habilidades potencialmente valiosas incluyen conocer las redes sociales, tener conocimientos básicos de contabilidad, tener habilidades para redactar informes y analizar datos y tener algún conocimiento práctico de los aspectos legales y los contratos.
En última instancia, los asistentes administrativos deben buscar trabajo en áreas de carrera que les interesen. Alguien que ama la ley debería estar trabajando en un despacho de abogados porque necesitarán aprender un poco sobre la profesión para desempeñarse efectivamente allí. Del mismo modo, una persona que no le gusta la medicina no debe aspirar a trabajar en el consultorio de un médico. Cuanto más se sepa sobre el negocio que se lleva a cabo en el lugar de trabajo, más valiosos se vuelven como asistentes y mayores serán sus posibilidades de ser promovidos.
¿Qué ganan los asistentes administrativos?
Los puestos de asistente administrativo varían enormemente y los aumentos de compensación dependen del alcance de sus responsabilidades laborales, su experiencia y la antigüedad de aquellos a quienes asisten. Por lo tanto, un asistente administrativo para una oficina pequeña ganará menos de uno por una división de alta velocidad y rápido crecimiento de una empresa de publicidad, y ambos ganarán menos que un empleado administrativo ejecutivo que trabaje exclusivamente para un CEO.
Según Indeed.com, al promediar los salarios ofrecidos en las listas de empleos para octubre de 2018, los asistentes de administración de nivel de entrada recibieron $13.05 por hora o aproximadamente $28,000 anualmente. Por otro lado, Salary.com informa que un asistente administrativo subalterno con experiencia gana, en promedio, $40,588, a partir de septiembre de 2018. El mismo sitio informa el salario promedio de un asistente administrativo del CEO como $77,913, pero los salarios de rango superior, incluidos los paquetes de beneficios, fueron tan altos como $95,219.
El futuro de los asistentes administrativos
La tecnología está cambiando rápidamente, haciendo que nuestras vidas sean más productivas, organizadas y aceleradas que nunca. Uno podría pensar que esto amenaza a los puestos de asistente administrativo del futuro, pero ese no es el caso. De hecho, de alguna manera, les está dando aún más oportunidades.
Hoy en día, los "asistentes virtuales" son una carrera ascendente. La capacidad de trabajar de forma remota y estar en contacto por teléfono y video con sus empleadores hace posible que los asistentes trabajen para personas de todo el mundo. Esta es una oportunidad profesional cada vez mayor para aquellos que quieren trabajar desde casa o en el extranjero. Algunos VA trabajan para empresas directamente, otros son empleados de terceros y muchos ahora trabajan por cuenta propia y trabajan a tiempo parcial para dos o más empleadores por semana. Para ser un VA exitoso se requiere aún más autocontrol y diligencia porque trabajar de forma remota significa tener que estar motivado por sí mismo.
También en las oficinas tradicionales, los asistentes administrativos no tienen nada que temer: sus trabajos seguirán siendo clave para el éxito de cualquier lugar de trabajo. Lo que puede cambiar es el nivel de dominio de la computadora que se espera que tengan, ya que la automatización y la dependencia digital continúan aumentando, por lo que aquellos que se mantienen al tanto de las tendencias y las tecnologías tendrán una ventaja sobre sus compañeros.
