Cómo mantener registros corporativos. El mantenimiento adecuado de los registros corporativos puede ser crítico para el éxito de su organización. Sigue estos pasos.
Artículos que necesitarás
-
Ordenador con acceso a internet
-
Sistema de llenado
Entender qué son los registros corporativos
Mantenga un registro claro y eficiente de las decisiones corporativas mediante el uso de actas de reuniones y otras notas tomadas. Los registros corporativos incluyen todos los documentos importantes relacionados con su negocio, desde contratos hasta resoluciones de contratación corporativa y formularios de aprobación de arrendamiento de propiedades.
Sepa que mantener los registros corporativos no es la tarea que parece ser cuando está comenzando una corporación. En el futuro, se referirá a estos registros para determinar los objetivos de la empresa, los comentarios de los socios e incluso para resolver disputas internas sobre la dirección y la misión corporativa.
Registrar todas las decisiones corporativas importantes. Si no está seguro, grabe. Con las capacidades modernas de escaneo y la administración de papel fuera del sitio, está bien tener archivos gruesos y carnosos como registros de reuniones corporativas. Una tabla de contenido completa ahorrará tiempo en el futuro cuando la información sea necesaria.
Saber cuándo grabar
Registre las actas de las juntas anuales de accionistas y las juntas de directores, incluso cuando se realicen durante una llamada de conferencia o por Internet. Estos tienden a ser menos formales que las reuniones internas, pero aquí es a menudo donde se presentan las mejores ideas.
Sepa que las resoluciones, ya sean aquellas entre socios o las decididas por los empleados de la compañía, son tan fuertes como el papel en el que están escritas. Los acuerdos verbales tienen poco peso en la configuración corporativa, por lo que el mantenimiento de registros corporativos es tan importante.
Consejos
-
Mantener una guía de registros corporativos en la oficina ayudará a cualquier persona designada como conservadora de registros a formatear e indexar correctamente las actas. Cuando los registros deben enviarse fuera del sitio, mantenga copias en la oficina y en un lugar incombustible y fuera del sitio. El tiempo que dedique a mantener un libro de registros corporativos dependerá generalmente del tamaño de la empresa. Las grandes empresas pueden necesitar contratar a un empleado específicamente para tratar con los registros. Las pequeñas empresas a menudo se las arreglan para pasar una hora o más a la semana actualizando los registros.
Advertencia
No crea que no tiene tiempo para registrar adecuadamente su toma de decisiones corporativas. Mantener un libro de registros corporativos bien indexado puede ahorrarle tiempo y dinero, y puede salvarlo cuando se enfrente a un litigio en el futuro. Un libro de registros corporativos contiene información confidencial esencial para su empresa. Nunca lo lleve a casa ni lo retire del lugar de trabajo. Usted no quiere ser responsable por su pérdida.
