Hay varias razones por las que un empleado puede necesitar una prueba de que trabaja para usted. Por lo general, es porque alguien, un propietario, por ejemplo, quiere que se le confirme que su empleado tiene un trabajo y un ingreso estable. Los empleados extranjeros pueden necesitar una carta de verificación para obtener una visa. Escribir la carta no es complicado, siempre y cuando tenga cuidado de no revelar información confidencial.
Plantillas y formularios
Compruebe si su departamento de recursos humanos tiene una plantilla estandarizada para las cartas de verificación. Es una práctica común, especialmente en las empresas más grandes. La plantilla hace que el escritor termine más rápido y HR no tiene que preocuparse por que la carta diga algo incorrecto. Si la carta es para calificar al empleado para algún tipo de beneficios gubernamentales, la agencia involucrada puede tener un formulario estandarizado. Depende del empleado traer el formulario, después de lo cual usted lo completa.
Mantenerlo formal
Una carta de verificación no es amigable, y no es escritura creativa. Es un negocio puro, así que envíelo en el membrete de su empresa, escrito en formato de negocios estándar. Firmarlo como cualquier otra carta de negocios. Una línea de asunto - "Verificación de empleo para Jane Doe" - le permite al destinatario conocer el tema. El texto es donde le dice al destinatario que Jane Doe sí trabaja para usted y cuál es su salario, si es necesario. Al escribir a inmigración, es posible que también deba incluir detalles sobre cuánto tiempo ha trabajado para usted y cuáles son sus obligaciones laborales.
Sigue las reglas
Consulte con su departamento de recursos humanos no solo sobre las plantillas disponibles, sino también sobre los procedimientos que debe seguir. Puede ser una regla de la compañía, por ejemplo, que antes de enviar información de un empleado, el empleado debe autorizarla por escrito. Limite la carta a los hechos que le piden: si la carta no solicita información sobre el salario, no proporcione ninguna. Evite los comentarios fuera de control sobre la personalidad o el desempeño de un empleado que podrían volver a morderlo.
Cosas a tener en cuenta
Las cartas de verificación suenan rutinarias, pero importantes decisiones: ¿su empleado obtiene un departamento o una póliza de seguro? - Puede depender de ellos. No solo deseche las respuestas: obtenga información sobre las fechas de empleo o el salario de los registros de su compañía antes de ponerlas en papel. (Revise la carta antes de enviarla o pídale al Departamento de Recursos Humanos que lo haga. El hecho de escribir erróneamente $ 50,000 cuando el salario de su empleado es de $ 60,000 podría afectar si recibe el apartamento.
