Cuando una investigación interna lleva a una acción disciplinaria o legal, deberá escribir un informe de investigación para respaldar su caso. Presentar los hallazgos de forma clara y objetiva puede construir un registro indiscutible, mientras que un informe mal redactado tiene el potencial de debilitar su caso. Cada propietario de un negocio debe saber qué incluir en un informe de investigación y qué formato debe tomar.
Los basicos
Un informe de investigación funciona para proporcionar hechos y, a veces, hacer recomendaciones basadas en los hechos y la naturaleza de las acusaciones. La concisión y la objetividad son tan vitales como la información precisa para establecer la credibilidad. Un informe de estilo de esquema formal escrito en primera persona también agrega credibilidad. Para informes extensos, una tabla de contenido y páginas numeradas pueden hacer que la localización de información específica sea mucho más fácil. Incluir una página de portada, incluso para un informe breve, es importante para la privacidad de la información.
Abrir secciones
La primera sección del informe debe incluir información básica, como los nombres del remitente y el destinatario, y una línea de tema que identifique el tema de la investigación. En la segunda sección, identifique al reclamante, describa la acusación o alegatos, especifique la fecha de inicio y finalización de la investigación e identifique las fuentes de información y evidencia utilizadas para realizar la investigación o compilar el informe. Las listas con viñetas son útiles para facilitar la lectura de la información de esta sección.
Hechos y hallazgos de investigación
Presente los hallazgos de hecho en una lista con viñetas, en párrafos narrativos o en una combinación de ambos. Los hallazgos deben describir cada paso de la investigación en orden cronológico e incluir fechas y horas siempre que sea posible. Aunque puede incorporar evidencia de respaldo en la sección de hallazgos, a menudo es una mejor opción hacer referencia y luego adjuntar pruebas como pruebas al final del informe, ya que no interrumpe el flujo del informe. Esto incluye declaraciones de testigos, fotografías, correos electrónicos de videos, documentos y archivos escaneados.
Conclusión
Finalice el informe con uno o más párrafos narrativos en los que resuma la investigación y, si corresponde, recomiende cómo avanzar. Un resumen debe incluir una declaración de las violaciones y proporcionar suficiente información para que el lector entienda qué justificó la investigación sin leer el informe completo. Las recomendaciones deben ser pasos a seguir que correspondan a la gravedad de la acusación, la evidencia presentada, las implicaciones legales y su código de conducta o la política de comportamiento de los empleados.
