Las reuniones del personal de la oficina dental son vitales para mantener una práctica dental funcionando correctamente. Las reuniones del personal se pueden llevar a cabo en varios intervalos, como semanalmente, quincenalmente o mensualmente, y deben incluir a todos los empleados. Para hacer que una reunión del personal del consultorio dental sea exitosa y productiva, renuncie a los títulos, evite las interrupciones, discuta los problemas, elimine la actitud defensiva y asegúrese de mencionar los aspectos positivos.
Renunciar a los titulos
Una práctica dental está compuesta por un grupo de empleados con diferentes títulos. Cada título significa el nivel de liderazgo que tiene el empleado dentro de la oficina: el dentista es generalmente el que supervisa toda la práctica y toma la mayoría de las decisiones, y los asistentes dentales, higienistas y personal de la oficina son empleados de la práctica. El hecho de que los miembros del personal renuncien a sus títulos mientras están en una reunión de personal les permite a todos hablar libremente y ser escuchados como un activo igual a la práctica.
Este concepto de reunión del consultorio dental también elimina los privilegios, por lo que un empleado que está más arriba en la escala de toma de decisiones no obtiene favoritismo por su idea sobre la idea de otra. Designe un nuevo facilitador para cada reunión para ayudar a prevenir una posible desorganización durante la reunión.
Evitar las interrupciones
Los consultorios dentales reciben llamadas telefónicas frecuentes de pacientes que programan citas o hacen preguntas, y del personal de ventas que presenta sus productos. Para que todos puedan participar y prestar toda su atención a la reunión, envíe estas llamadas telefónicas a un contestador automático y atienda después de la reunión. Cambie el mensaje del contestador automático para que los pacientes sepan por qué un miembro del personal no contesta el teléfono. Esta técnica informa a los pacientes sobre los esfuerzos de la práctica dental para mantener y promover una oficina que funcione adecuadamente. Puede considerar designar una línea telefónica específica, aparte del número principal de la práctica para llamadas de emergencia, y reclutar a un empleado para que conteste ese teléfono si suena durante una reunión.
Discutir temas
Comenzar la reunión del personal al discutir los problemas en la práctica dental permite a los empleados resolver los problemas rápidamente. Al abordar cualquier problema al comienzo de la reunión, se aclara la manera de discutir otros objetivos de la reunión. Para alentar a los empleados a hablar sobre cualquier problema que quieran, el facilitador de la reunión debe mencionar una lista de áreas en las que puede haber problemas, como la atención al paciente, la facturación y los pagos de los pacientes, la limpieza de la oficina, el equipo y la camaradería del personal.
Eliminar la agresividad
Elimine la actitud defensiva asegurándose de que la crítica sea constructiva y no ataque a nadie personalmente. Un empleado que siente que está siendo atacado se resistirá verbalmente, lo que puede reducir la productividad de una reunión de personal. Esta técnica de reunión ayuda a todos los asistentes a escuchar atentamente los problemas que se plantean.
Mencionar positivos
Después de discutir los problemas en la oficina, el facilitador debe comenzar una discusión sobre las cosas buenas que están sucediendo en la oficina. Un buen comentario hecho por un paciente relacionado con el personal o la práctica, o un trabajo realizado por un miembro del personal por otro, son algunos ejemplos positivos que puede mencionar en la reunión. Cualquier acción positiva que de otra manera pudiera pasar desapercibida, como una instancia en la que un higienista limpió los instrumentos del asistente dental, es adecuada para mencionar durante la discusión positiva.
