Aunque algunos propietarios de pequeñas empresas preferirían someterse a una cirugía de endodoncia que a su propia contabilidad, la contabilidad es una parte indispensable de la gestión de una empresa. Los beneficios de la contabilidad radican en su capacidad para contar una historia numérica sobre lo que está sucediendo en su empresa, una que puede ayudarlo a mejorar sus operaciones, ser más rentable y evitar problemas con las agencias tributarias locales y federales. Una contabilidad completa y precisa también puede ayudarlo a presentar su caso ante posibles prestamistas e inversionistas cuando su negocio está buscando financiamiento.
Consejos
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Las ventajas de usar la contabilidad en los negocios están vinculadas a la información que proporcionan los números. Estas cifras le ayudan a comprender qué es lo que va bien y dónde hay margen de mejora.
¿Cuál es el principal objetivo de la contabilidad?
El principal objetivo de la contabilidad es hacer un seguimiento de los ingresos y gastos de su empresa. El ingreso es todo el dinero que fluye en su negocio de las ventas de bienes y servicios y cualquier otro tipo de ingreso, como el interés ganado o el alquiler o las regalías cobradas. Los gastos son todo lo que su empresa compra para sus operaciones e infraestructura, como materiales, mano de obra, alquiler, suministros, franqueo, seguros, gastos de vehículos, servicios profesionales, publicidad y equipo.
La información que su contador o contador recopila sobre ingresos y gastos se utiliza para compilar informes contables, que proporcionan información indispensable sobre la situación financiera de su empresa. Estos informes le ayudan a definir sus fortalezas y abordar sus debilidades. También le proporcionan la información que necesita para la declaración de impuestos.
El estado de pérdidas y ganancias es una sinopsis de su información de contabilidad sobre ingresos y gastos. Cuenta y enumera todas sus compras en categorías relevantes, como alquiler y nómina, y luego enumera estas sumas para proporcionar una visión general. Del mismo modo, resume sus ingresos provenientes de la fuente de ingresos, como las ventas al por mayor o las ventas al por menor. Su estado de ganancias y pérdidas es importante porque muestra cuánto ha ganado realmente al final del día. Esta cifra final es la cantidad restante después de restar los gastos totales de los ingresos totales.
Una hoja de balance es una instantánea de su situación financiera general en un momento determinado en el tiempo. Es importante porque resume su patrimonio neto. La sección de activos del balance general enumera todo lo que posee su empresa, incluido el efectivo disponible, el dinero que se le debe a través de las cuentas por cobrar, el inventario en sus estantes y las valiosas compras a largo plazo, como las principales piezas de equipo. La sección de pasivos de su balance incluye todo lo que debe, incluidos los saldos de préstamos a corto y largo plazo y las cuentas por pagar. El patrimonio neto de su compañía, basado en la información presentada en su balance general, se calcula restando sus pasivos totales de sus activos totales.
Un estado de flujo de efectivo o pro forma de flujo de efectivo es una herramienta contable que le ayuda a predecir cuándo tendrá capital disponible y cuándo tendrá déficit de flujo de efectivo. La parte de salida del estado de cuenta enumera todo el efectivo recibido anticipado, desglosado por mes. Este dinero no necesariamente tiene que provenir de los ingresos de las ventas de productos o servicios. También puede incluir capital de préstamos o inversiones. La parte de salida del estado de cuenta incluye todo el efectivo saliente previsto, incluidos los gastos de nómina, los gastos de materiales, el alquiler y los pagos de seguros. Sus gastos anticipados no solo incluyen los gastos comerciales deducibles. También enumerará los pagos del principal del préstamo, que no son deducibles de impuestos y no aparecerán en su estado de pérdidas y ganancias. La línea inferior de cada columna muestra los gastos salientes sustraídos del efectivo entrante, indicando cuánto dinero puede esperar tener disponible al final del mes.
¿Cuál es el propósito de un contador?
El propósito de su contable es resumir el trabajo de su contador compilando los libros de contabilidad en informes. Su contador también puede completar sus formularios de impuestos y aconsejarle sobre la mejor manera de gastar y ahorrar su dinero. Puede o no necesitar contratar un contador profesional, dependiendo de su nivel de comodidad al trabajar con números, la complejidad de su negocio y su situación fiscal.
El propósito de su contador es ingresar recibos y facturas en una base de datos, libro mayor u hoja de cálculo para que pueda hacer un seguimiento de los gastos y ventas. La mayoría de los sistemas contables están computarizados porque los programas contables pueden organizar y agregar números de manera más rápida y eficiente que los sistemas manuales y escritos a mano. Sin embargo, no necesita un programa de computadora para llevar la contabilidad de su empresa. Un sistema manuscrito que rastrea las ventas y los gastos también proporcionará la información que necesita.
Usted puede hacer su propia contabilidad al hacer un seguimiento de los ingresos y gastos y hacer un seguimiento de esta información de una manera que sea útil para usted y su contador. La información debe ser fácil de leer y comprender, y debe reflejar con precisión la actividad financiera de su negocio. La información de su contabilidad será útil para su contador, ya que proporciona la información necesaria para compilar informes fiscales y documentos de préstamo. La misma información puede ser útil internamente para proporcionar información sobre su negocio, como mostrar qué parte de sus ingresos proviene de las ventas al por mayor en comparación con las ventas al por menor y cuánto gasta en materiales en comparación con la mano de obra.
Incluso si contrata a un contador y un contador para organizar su información financiera y preparar sus formularios de impuestos, todavía tiene responsabilidades contables como propietario de un negocio. Debe guardar toda la información que necesitan, como las facturas que escribe y los recibos que recibe por las compras comerciales que ha realizado. Cuanto más organizados estén estos documentos cuando los lleve a su contador y contador, menos tendrá que pagar por su tiempo. A un contable le lleva más tiempo organizar una caja de zapatos llena de recibos que trabajar metódicamente a través de un archivo con el papeleo que ya ha sido ordenado por fecha o por cuenta de tarjeta de crédito.
¿Cuáles son las reglas de contabilidad?
Las reglas de contabilidad rigen las formas en que los gastos y ganancias se ingresan en un sistema como débitos o créditos. Estas reglas rigen la contabilidad de doble entrada, un sistema que ha estado en uso generalizado desde finales de la Edad Media. Los sistemas de doble entrada no solo hacen un seguimiento de sus ingresos y gastos, sino que también muestran cómo el dinero y los activos se mueven alrededor de su empresa. En un sistema de doble entrada, cada entrada que se ingrese como débito debe ser balanceada con un crédito correspondiente y viceversa. La alternativa a la contabilidad con doble entrada es un sistema de una sola entrada en el cual usted simplemente enumera y cuenta sus ingresos y gastos sin protocolos incorporados para conciliar estas entradas con su situación financiera real.
Cuando se trabaja con cuentas personales, se debe acreditar a una persona que transfiere activos a la empresa, mientras que el receptor, o empresa, debe ser cargado. Esto parece ser contrario a la intuición porque los fondos han dejado las manos del individuo y se han transferido a las manos de la empresa. Sin embargo, las cuentas contables no siempre describen los saldos de efectivo reales. Más bien, se refieren a sumas que son debidas o propias. Cuando una persona, como un propietario, transfiere dinero a una empresa, esta transacción aumenta, o acredita, la cuenta y representa la cantidad que la empresa le debe a esa persona. Esta misma transferencia de fondos crea un débito para la cuenta comercial porque, aunque el efectivo está disponible y disponible, ahora se lo debe a la persona que lo ha proporcionado.
Cuando se trata de cuentas reales, como bienes raíces y maquinaria, las reglas de contabilidad requieren que cargue nuevas compras y acredite elementos que haya vendido o que de otro modo haya dejado de utilizar. El activo se contabiliza originalmente como débito porque ha gastado dinero para adquirirlo. Si lo vende o lo deja fuera de servicio una vez que ha superado su vida útil, está eliminando el débito o acreditando a la cuenta que representa lo que debe en la compra.
Cuando su empresa compra materiales o paga el alquiler, las reglas de contabilidad requieren que contabilice estas transacciones como débitos. Por el contrario, cuando vende productos o servicios, su sistema de contabilidad trata estas transacciones como créditos. Las compras que requieren fondos salientes disminuyen el capital de su empresa, por lo que se registran como débitos. Los ingresos y otras ganancias, como los pagos de alquileres entrantes, aumentan el capital de su empresa, por lo que se registran como créditos.
Aunque estas reglas de contabilidad gobiernan la forma en que cada transacción aparece en su sistema de contabilidad, en realidad no tiene que entenderlas ni aplicarlas a menos que esté ingresando a un sistema de contabilidad de doble entrada que no esté preprogramado para organizar su información. Por ejemplo, si usa un libro de contabilidad manuscrito como la base de su sistema de contabilidad, tendrá que decidir cada vez que realice una entrada si esa transacción representa un débito o crédito y dónde aparecerá el débito o crédito correspondiente. Sin embargo, si está utilizando un software de contabilidad, como QuickBooks, sus cheques, facturas y recibos de ventas aparecerán automáticamente en las cuentas de débito y crédito correspondientes, junto con sus correspondientes débitos o créditos.
Cómo usar la contabilidad en los negocios
Las ventajas de la contabilidad no son solo una cuestión de buena estrategia comercial, aunque la información contable ciertamente lo ayuda a planificar y planear. Ninguna empresa puede sobrevivir sin algún tipo de sistema contable. Si su empresa realiza compras y ventas sin realizar un seguimiento de los montos que ha comprado y vendido, no tendrá forma de determinar si obtuvo una ganancia o incurrió en una pérdida al final del año. No sabrá cuánto debe y cuánto posee, por lo que no podrá evaluar cuánto de su dinero entrante puede retirar para uso personal y cuánto debe mantener en la cuenta bancaria de su compañía para los próximos negocios. gastos.
La información contable también proporciona información valiosa sobre las operaciones de la compañía. Le permite comparar sus ventas en diferentes categorías a lo largo del tiempo, como observar las tendencias de diferentes productos en diferentes ubicaciones de ventas. Le brinda las herramientas y la información para considerar sus gastos como porcentajes de sus ingresos para ver si sus márgenes son sostenibles y cómo el desempeño de su empresa se compara con el de los competidores en su industria. Una proforma de flujo de efectivo le permitirá buscar fuentes de capital antes de que realmente las necesite y planificar compras importantes para corresponder con las épocas del año en que el efectivo es abundante. Operar un negocio sin información contable es como volar un avión sin un radar.
La contabilidad también es necesaria para la supervivencia de su empresa, ya que está legalmente obligado a declarar los ingresos y pagar impuestos. Sin un sistema de contabilidad completo y preciso, no sabrá cuánto ha ganado y gastado, y no tendrá la información que necesita para completar formularios de impuestos locales, estatales y federales. Además, si su empresa alguna vez necesita financiamiento, sus solicitudes de préstamo seguramente requerirán que incluya los estados financieros de años anteriores y las proyecciones más probables para los próximos períodos también.
