Como empleador, usted es responsable de retener los impuestos federales de los cheques de pago de los empleados y luego enviar las sumas al Servicio de Impuestos Internos. Si bien este requisito agrega el papeleo y las tareas de contabilidad a su lista de tareas pendientes, el proceso de cálculo de la retención de impuestos del empleador es sencillo. El IRS proporciona la Publicación 15 (Circular E), Guía de impuestos para el empleador, que contiene la información que necesita para ejecutar la responsabilidad fiscal de la nómina de su empleador y mantenerse fuera de problemas. La Circular E se actualiza cada año para reflejar los cambios en el código tributario federal.
¿Qué está incluido en la Circular E?
El Anexo E es una guía completa de los impuestos federales sobre la nómina del empleador Lo guía a través del proceso de configuración de una cuenta del IRS como empleador, recibiendo un Número de identificación del empleador y determinando a quién debe tratar como empleado a efectos fiscales. También proporciona información sobre la configuración de su sistema de nómina para sincronizar con los informes del IRS, los requisitos de retención y la determinación del tipo de período de nómina a usar: semanal, quincenal o mensual. También proporciona información para remitir los pagos de impuestos de nómina al IRS, ya sea enviando cheques por correo si su nómina trimestral es inferior a un monto límite o haciendo depósitos de impuestos en línea según un programa determinado por su volumen de nómina y de impuestos. La Circular E también contiene docenas de páginas de tablas de impuestos que puede usar para buscar el monto a deducir del cheque de pago de cada empleado según el pago y las circunstancias individuales como el estado civil.
Cómo usar Circular E en los negocios
Parte de la información en la Circular E está dirigida a los empleadores primerizos, como la información sobre el registro para un EIN. Otra información, como las especificaciones que regulan a quién tratar como empleado, es relevante cuando usted contrata empleados por primera vez, pero puede referirse a ella con el tiempo, ya que emplea a trabajadores en diferentes circunstancias. Las tablas de impuestos al final de la Circular E son relevantes para sus cálculos de impuestos de nómina de manera continua, especialmente si a sus empleados se les paga salarios en lugar de salarios, y sus montos de sueldo varían de un período de pago a otro. Conserve la copia de la Circular E que el IRS le envía cada año y consúltela según sea necesario.
Cómo usar las tablas de impuestos
Cuando contrate empleados, pídales que completen formularios W-4 para proporcionar información de retención o una sinopsis de las circunstancias personales que afectan la cantidad de impuestos federales que deben pagar. Puede encontrar los formularios W-4 en línea y debe mantener estos formularios archivados después de que sus empleados los completen. Cuando escriba cheques de nómina, busque la página en las tablas de impuestos de nómina que correspondan a su período de pago estándar y también al estado de presentación de un empleado en particular, como la presentación conjunta de una persona soltera o casada. Ubique la columna para el número de asignaciones de retenciones especificadas en el formulario W-4 de cada empleado y desplácese hasta la línea que indica el rango de pago, que incluye el monto del cheque de pago de ese empleado. El número en la línea y columna correspondiente le indica cuánto impuesto federal sobre ingresos debe retener para el período de pago.
