Ya sea que venda widgets o proporcione servicios y experiencia, las cartas que solicitan el pago de cuentas vencidas son una parte necesaria para hacer negocios. A veces, las personas simplemente necesitan que se les recuerde su deuda. Otras veces, los clientes pueden estar evitando a propósito sus obligaciones. En el primer caso, estas cartas pueden acelerar el pago del monto adeudado; en este último, pueden ayudar a demostrar los pasos que tomó antes de buscar esfuerzos de cobranza formales, que pueden ayudarlo a prevalecer en el tribunal. En todos los casos, las cartas deben redactarse de manera clara, concisa, educada y profesional.
Indique el saldo adeudado
La sección introductoria de la carta debe indicar claramente el saldo adeudado. Después de un saludo simple (como "Estimado Sr. Smith"), abra la carta recordándole cordialmente al lector la cantidad exacta que se debe. Use una declaración tal como “Esta carta es para recordarle el saldo pendiente que debe a ABC Corporation. Nuestros registros indican que su cuenta está vencida en la cantidad de $ 56.39 ”. Antes de redactar esta sección de la carta, verifique la cantidad exacta adeudada con sus cuentas por pagar. Adjunte una copia de la factura pendiente a la carta y haga referencia al adjunto en esta sección.
Describa las formas aceptables de reembolso
Dependiendo de la naturaleza de la deuda, las políticas de las cuentas por pagar de su empresa y la rapidez con la que le gustaría recuperar el dinero adeudado, la forma de pago aceptable es otro detalle importante que debe indicar claramente. El efectivo disponible obviamente es más rápido que esperar a que se despeje un cheque personal, pero dependiendo de la cantidad puede que no sea factible exigir el reembolso de esta manera. Del mismo modo, no todas las empresas aceptan tarjetas de crédito, y las empresas pueden aceptar la tarjeta de un emisor pero no la otra. En cualquier caso, incluya una declaración tal como “El pago puede hacerse en efectivo, cheque o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa o Mastercard. Los cheques pueden extenderse a las cuentas por pagar ".
Indique claramente una fecha límite
No deje la demanda del plazo de reembolso abierta para interpretación. Use una declaración como "Remita este saldo dentro de los 10 días hábiles o comuníquese con nuestra oficina de inmediato para realizar un pago por teléfono". Indicar una fecha límite no solo reitera el sentido de urgencia para el lector, sino que también le da un plazo para cuándo. puede esperar un pago y le permite considerar qué hacer a continuación si el pago no se procesa dentro de esa ventana.
Consecuencias del estado por retraso
Si hay alguna consecuencia por una mayor demora en el pago, indíquelo en el cierre de la carta. Una consecuencia común es el inicio de una acción legal formal para recuperar el monto en un tribunal. Otras consecuencias pueden ser elevar la disputa más arriba en la organización o detener los servicios. Si la carta es una advertencia final, use una declaración como “Este es el aviso final que recibirá. "Si no recibimos el pago completo dentro de los 10 días posteriores a la fecha de esta carta, buscaremos todos los recursos legales disponibles para recuperar esta deuda".
