Muchas empresas confían en la recepcionista para establecer el tono para ellas, pero pasan la menor cantidad de tiempo ocupando ese puesto de trabajo en particular, centrándose en cambio en el personal "profesional".
Un cierto tipo de persona está destinado a conocer y saludar a los clientes y contestar los teléfonos. El empleado que nunca tiene nada malo que decir sobre alguien, es amigable y optimista y le encanta complacer a la gente es la mejor opción para este puesto.
Una buena recepcionista contestará el teléfono con un toque único, enfatizando una palabra determinada. El teléfono debe ser respondido con una sonrisa en la cara y un interés genuino en lo que la persona en el otro extremo tiene que decir. Muy a menudo, las oficinas dependen de los sistemas de correo de voz. Esa es una forma segura de perder una voz feliz, amigable y en vivo en el otro extremo de la línea.
Necesita una recepcionista que se vista para impresionar a sus clientes y se enorgullece de su área de oficina.
Es importante que una buena recepcionista sea un amortiguador para los empleados. Si alguien en el personal está extremadamente ocupado, la recepcionista debe saberlo. Una recepcionista que esté informada puede ayudar a los empleados a evitar el ingreso innecesario de último momento, sin negar citas legítimas.
Es apropiado que una recepcionista invoque una conversación con los clientes, siempre que no sea controvertida. No desea que su cliente suponga que la filosofía de la recepcionista refleja a la compañía en su conjunto. Las preguntas generales y los temas de conversación pequeña están bien.
La recepcionista debe ser una extensión de su equipo de marketing. Hacer un seguimiento de las fechas importantes, dar la información que desea que su cliente sepa, pero darla de manera que su cliente se sienta especial es un regalo, y una buena recepcionista lo tendrá.
La recepcionista debe asegurarse de que los folletos de la compañía estén en la mesa de café y mantener la cafetera llena y fresca, el tazón de dulces cargado y los clientes que se mueven sin problemas por el área de recepción.
Si no ha establecido un calendario comunitario para que la recepcionista tenga acceso a las citas programadas, sería una buena idea que esto suceda. Puede hacerlo fácilmente si está conectado en red; simplemente permita que la recepcionista en su red. Si su sistema de correo electrónico no lo permite, puede configurar un calendario en Internet y pedir a todos que publiquen las citas que la recepcionista debe conocer en el sitio.
