En "Keeping the Books: Basic Recordkeeping and Accounting for Successful Small Business, Séptima edición", Linda Pinson define las cuentas por pagar como aquellas deudas que una empresa debe a los acreedores por los bienes o servicios comprados prestados. Las empresas asignan las responsabilidades de desembolsar los pagos a los miembros de su equipo de contabilidad o un equipo dedicado de cuentas por pagar. Un equipo de cuentas por pagar dedicado emplea conjuntos estándar de procedimientos de procesamiento. Estos procedimientos minimizan los gastos generales y maximizan las relaciones con los proveedores.
Significado
El fraude, la malversación y los errores en el procesamiento pueden devastar un negocio. Es crítico implementar procedimientos de control para mitigar dicho riesgo. Algunos controles comunes y efectivos incluyen: separación de deberes para mitigar el riesgo de malversación de fondos; funciones formales de compra y pautas para mitigar el riesgo de malversación de fondos, facturas fraudulentas y errores; los umbrales de la cantidad de dólares del segundo firmante para mitigar el riesgo de malversación y errores; y la validación sistemática del número de factura para mitigar el riesgo de errores de pago duplicados.
Vendedores
Los acreedores se agregan a la base de datos de la empresa como proveedores. Esta tarea generalmente se asigna a un empleado de cuentas por pagar o de finanzas que no tiene la capacidad de generar pagos.
Para garantizar que los pagos se generen de manera oportuna, se recomienda a los proveedores que trabajen con el equipo de cuentas por pagar para resolver los problemas de facturación. El contacto con los agentes de compras o el departamento de pedidos agregará demoras para localizar o resolver las facturas no pagadas o parcialmente pagadas.
Función
Los proveedores tienen instrucciones de enviar facturas directamente al departamento de cuentas por pagar. La factura está sellada y comienza el reloj de procesamiento. Si se generó una orden de compra para adquirir bienes o servicios, la factura se corresponde con la orden de compra y el comprobante de recepción. Mary S. Schaeffer discute este proceso de "coincidencia de tres vías" en el libro "Cuentas por pagar: una guía para dirigir un departamento eficiente".
Si la compra se realizó sin una orden de compra, debe cumplir con las pautas establecidas por la compañía. Si se cumplen las directrices, la factura se envía al departamento de pedidos para su aprobación y codificación apropiada.
Procedimientos de desembolso
El analista de cuentas por pagar está autorizado para generar pagos. El analista trabaja diligentemente para procesar las facturas de manera oportuna para garantizar que se paguen puntualmente y se tomen descuentos cuando sea posible. Ambos objetivos dan como resultado oportunidades para controlar los gastos generales. Esto es especialmente importante cuando las agencias gubernamentales son penalizadas por retrasos en los pagos.
Los pagos electrónicos son otra herramienta de ahorro de costos. Esto reduce el costo de los cheques en papel y minimiza el fraude o la malversación de cheques. Si es necesario emitir un pago parcial o rechazar el pago, el analista de las cuentas por pagar documenta y explica las circunstancias.
Auditoría interna
El analista de cuentas por pagar garantiza que los pagos se desembolsen de acuerdo con la política de la compañía. El equipo de auditoría interna de la compañía revisará selectivamente los resultados del trabajo del analista solicitando la documentación de un grupo selecto de facturas. El auditor revisa la documentación para asegurarse de que los procedimientos de control estaban en su lugar y seguidos adecuadamente. Los procedimientos de control insuficientes resultan en pérdidas inesperadas. Se requieren tiempo y costos adicionales para recuperar dichas pérdidas.
