Los sistemas y procedimientos son vitales para el funcionamiento exitoso de un negocio. Según Michael Gerber, consultor de negocios y autor de la guía de negocios más vendida "The E-Myth", las empresas basadas en sistemas ahorran tiempo, causan menos estrés y ganan más dinero que las empresas impulsadas por la palabra y las instrucciones del propietario. Crear procedimientos de oficina es un ejercicio de lógica y organización, que se realiza mejor en un orden paso a paso.
Defina el alcance del procedimiento, exactamente lo que el procedimiento pretende lograr. Sea razonablemente detallado, pero no tan gravoso. Por ejemplo, necesita un procedimiento para manejar el correo entrante que es diferente de un procedimiento para manejar el correo saliente. No necesita un procedimiento diferente para correo no deseado, facturas, revistas y correo personal. Esas subcategorías pueden ser incorporadas en el mismo encabezado general.
Defina quién es responsable de asegurarse de que se realice el procedimiento, incluidos los plazos o los plazos asociados con el proceso. La persona responsable no tiene que hacerlo personalmente, sino que debe consultar con el delegado asignado para garantizar la finalización e inspeccionar la calidad. Esta definición se asigna mejor a un título que a una persona, incluso si sabe quién hará el trabajo en este momento.
Listar las tareas individuales inherentes a este proceso. Ponlos en orden cronológico.
Escriba una descripción de cada tarea, incluidos los límites de tiempo razonables, las herramientas necesarias y las acciones básicas necesarias. Incluya un "estado de finalización": cómo se ve la tarea cuando finaliza. El estado de finalización es de vital importancia para inspeccionar el trabajo y calificar el desempeño de los empleados.
Anote las consecuencias de no completar una tarea dentro del marco de tiempo dado. Esto incluye acción disciplinaria para el empleado y un plan de contingencia para los problemas que surgen de la falla.
