Al escribir un informe para presentarlo en una reunión, debe seguir algunas pautas básicas, la mayoría de las cuales probablemente aprendió en la escuela. Por ejemplo, necesita estar seguro sobre el propósito de su informe, debe centrarse en un subtema definido con precisión y debe escribir teniendo en cuenta a su audiencia.
Conocer de antemano los antecedentes educativos y laborales de los participantes en reuniones. Esto le ayuda a saber qué parte del tema necesita explicar. Por ejemplo, imagine que está redactando un informe sobre la cantidad de accidentes en ciertas intersecciones de la ciudad que se presentarán en la próxima reunión del Comité de Tránsito. Si tres de los cinco miembros del comité tienen antecedentes en la aplicación de la ley, no tendrá que explicar frases como "navegar por un turno".
Recuerda los consejos de tu profesor de inglés de secundaria: no trates de abordar el universo. Escribe sobre un segmento más pequeño de tu tema principal. Hace que su informe sea más fácil de entender. Por ejemplo, la "seguridad de los peatones" puede ser el tema principal de un informe de estudio de tráfico, pero su informe se limita a una parte de ese tema: mejorar la seguridad en dos intersecciones.
Asegúrese de proporcionar suficiente contexto en su introducción y conclusión. Eso ayuda a los participantes de la reunión a comprender el significado de sus propuestas. Por ejemplo, si su informe recomienda contratar a oficiales de policía auxiliares para trabajar en el tribunal municipal, su introducción explicaría las luchas de la municipalidad durante todo el año para compensar los aumentos en las horas extra pagadas a los oficiales de policía. La conclusión reitera que esta propuesta es solo una de las muchas que pueden ayudar al municipio a tapar los huecos en su presupuesto.
Deje que el título del informe sugiera si la reunión ha sido programada para resolver problemas o para proporcionar información.Por ejemplo, si un gerente convocó la reunión para informar a los miembros del equipo que las ventas del último trimestre aumentaron, su título podría ser: "Ventas del tercer trimestre: el impacto de los nuevos procedimientos de servicio al cliente".
Los informes suelen tener como objetivo influir en las acciones de alguien. Mencione los comentarios que espera y de quién. Por ejemplo, un informe del superintendente escolar sobre un aumento en los puntajes de las pruebas de los estudiantes puede recomendar que la junta apruebe una resolución que convierta un programa piloto de estudio en uno permanente.
