Sin clientes recurrentes, los costos de adquisición de obtener nuevos compradores pueden ser demasiado grandes para que la mayoría de las empresas mantengan sus puertas abiertas. Tener un sistema para realizar un seguimiento de quién le está comprando, los patrones de gasto de los clientes y cómo ponerse en contacto con ellos puede ser una de sus herramientas de marketing más valiosas. Independientemente de cuántos clientes tenga, puede crear bases de datos útiles al incluir una variedad de campos que se pueden clasificar para diferentes conjuntos de datos.
Opciones de software
Hacer un seguimiento de los clientes a través de tarjetas de índice u otros medios en papel es un método ineficiente; ralentiza las referencias cruzadas y no le permite enviar correos electrónicos o generar facturas o etiquetas de correo rápidamente. Cree listas de clientes útiles con un programa de hoja de cálculo simple, como Microsoft Excel. O, dependiendo de sus habilidades informáticas y presupuesto, compre un programa de gestión de relaciones con el cliente, denominado base de datos de CRM, también conocido como software de gestión de clientes. Diferentes compañías hacen que las versiones sean útiles para crear listas para ayudar con la facturación, ventas, marketing y donaciones sin fines de lucro. Algunos requieren software que reside en su computadora, mientras que otros le permiten mantener sus listas de manera segura en línea.
Recopilación de datos
La utilidad de sus listas de clientes depende de los datos que recopile y cómo los ingresa en su base de datos. Decida qué información guardar y usar sobre sus clientes, como nombre, dirección, números de teléfono, sexo, edad y dirección de correo electrónico. No tengas miedo de reunir demasiada información; Es fácil filtrar la información que necesita para diferentes tareas al limitar sus criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede incluir fechas de compra, tipos de productos comprados, clientes por territorio o representante, historial de quejas de clientes y notas personales. Para realizar una búsqueda de clientes mujeres que han gastado más de $ 500 en los últimos 30 días, solo necesita esas tres características de datos para su búsqueda. Si no tiene todos los datos que desea, realice un concurso que requiera que los clientes completen un perfil personal completo, o contrate a una persona o firma para que se comunique con los clientes sobre la actualización de sus cuentas de clientes para atenderlos mejor.
Creación de base de datos
A medida que construye su base de datos, cree campos y columnas que pueda identificar y usar fácilmente para diferentes búsquedas. Cuanto más desgloses cada información, más búsquedas podrás crear. Por ejemplo, al ingresar direcciones con diferentes campos para la dirección de la calle, ciudad, estado y código postal, puede crear listas o realizar búsquedas con uno o más de esos criterios junto con otros campos. Mantenga los nombres y apellidos separados para identificar los listados duplicados debido a nombres diferentes, como Rob y Robert. Hacer títulos de trabajo y nombres de empresas diferentes campos.
Usando tus datos
Para comenzar a utilizar su base de datos, ejecute algunas listas de prueba para ver cómo funciona. Ejecute ordenamientos simples, comenzando con un solo criterio, como el código postal. Luego usa dos criterios, como hombres por estado. Una vez que esté seguro de que su base de datos funciona de la manera deseada, cree listas que proporcionen la información que desea, como el envío y la facturación, y clasificaciones que brindan información sobre los hábitos de compra de los clientes. Actualice su base de datos cada vez que interactúe con su cliente para mantener la información actualizada y para evitar llamadas duplicadas o correos electrónicos que puedan molestar a los clientes.
Políticas de seguridad y uso
Una vez que creas una lista de clientes, eres responsable de su seguridad. Tenga cuidado con quién tiene acceso a su lista, dónde la guarda y cómo la respalda. Mantenga una copia de seguridad de su lista original y una copia de seguridad de la lista cada vez que la actualice, manteniendo las versiones anteriores. Esto le ayuda a retroceder a la última lista de clientes en funcionamiento si el archivo actual se corrompe. Si es hackeado o alguien obtiene acceso a su lista de clientes sin su permiso, decida si debe informar a sus clientes. Si su lista no contiene información confidencial, como números de tarjetas de crédito o contraseñas que los clientes utilizan para ingresar a su sitio web, es posible que no tenga que preocuparse. Si planea realizar campañas de correo electrónico con sus listas de clientes, comuníquese con su proveedor de servicios de Internet para determinar cuáles son sus políticas para el envío de correo electrónico masivo y si debe incluir una disposición de exclusión para los clientes.
