Cómo realizar un seguimiento de la formación en Microsoft Office

La formación es el corazón de cualquier operación de negocios. Ya sea que enseñen el saludo y servicio al cliente o utilicen tecnología sofisticada, las empresas comprometidas con la capacitación disfrutan de un personal más eficiente y productivo y brindan un mejor servicio al cliente que aquellos que no lo hacen. Algunas categorías de negocios tienen requisitos de capacitación legalmente obligatorios. Microsoft Office Suite tiene dos opciones para rastrear la capacitación de los empleados: Microsoft Excel o Microsoft Access. El sistema Excel puede ser implementado por cualquier persona con experiencia básica en hojas de cálculo. Sin embargo, el acceso ofrece métodos más sofisticados para la generación de informes y el seguimiento.

Sobresalir

Haga una lista de los títulos de las sesiones de capacitación que se espera que los empleados completen. En una nueva hoja de cálculo, ingrese estos encabezados de columna: "Nombre", "Apellido" y el tema o el nombre de la sesión en cada columna subsiguiente, utilizando tantos como sea necesario. También se puede agregar una columna para un número de empleado u otro identificador. Seleccione el comando "Imprimir títulos" del grupo "Configuración de página" en la pestaña "Diseño de página" de la cinta y cree la fila "Título". Ingrese "$ 1: $ 1" en el campo "Fila de título".

Ingrese los nombres de todos los empleados y cualquier número de identificación en las columnas correspondientes.

Seleccione la celda "A1" y, mientras mantiene presionado el botón izquierdo del ratón, arrastre para seleccionar todas las filas y todas las columnas en las que se ingresarán los datos. Seleccione el comando "Formato como tabla" en el grupo "Estilos" en la pestaña "Inicio". Verifique el campo "Rango de datos" y marque la casilla que dice "Mi tabla tiene encabezados".

Seleccione todas las filas y columnas en las que se ingresarán las fechas de entrenamiento. En la pestaña "Inicio", seleccione el formato de fecha preferido en el cuadro desplegable "General" en el grupo "Número". Guarda la hoja de cálculo.

Ingrese la fecha apropiada en la columna y fila correctas cuando un empleado complete la capacitación requerida. El uso del formato "Tabla" permite ordenar con un solo clic por columna al preparar informes. Guarde la hoja de cálculo después de cada nueva entrada de datos.

Acceso

Crear una nueva base de datos de Access. Cambie el nombre de "Tabla 1" a "Registro de capacitación del empleado" o un nombre alternativo preferido. Abra la "Vista de diseño de tabla" desde el grupo "Vista" en la pestaña "Inicio". El primer campo, "ID", se establece como la clave principal de forma predeterminada. El acceso numerará automáticamente este campo o mediante el panel "Propiedades del campo", puede crear una máscara u otro formato para satisfacer sus necesidades comerciales, como agregar los números de ID de empleado.

Ingrese estos nombres de campo y cualquier otro campo para capturar los datos deseados, como "Nombre", "Apellido", "Tema de capacitación" o "Fecha de finalización". Otros campos para registrar pueden incluir "Calificaciones", "Rendimiento" y "Notas o comentarios". Establezca el tipo de datos apropiado y las propiedades de formato. Recuerde seleccionar "Fecha / Hora" para el tipo de datos del campo "Fecha".

Guardar la mesa Cambie a "Vista de tabla" en el grupo "Vista" en la pestaña "Inicio".

Seleccione "Asistente de formulario" en el grupo "Formularios" en la pestaña "Crear" para abrir el cuadro de diálogo de diseño. Seleccione cada "Campo disponible" deseado de la columna izquierda y muévase a la columna "Campo seleccionado" presionando el botón ">" para campos individuales o el ">>" para mover todos los campos a la vez. Haga clic en el botón "Siguiente".

Elija el diseño deseado para el formulario en el cuadro de diálogo "Diseño". Haga clic en el botón "Siguiente". Nombre el "Formulario" en el siguiente cuadro de diálogo o mantenga la coincidencia predeterminada con el nombre de la tabla. Decida si acepta el formulario diseñado por el Asistente o modifique el diseño. Si está modificando el formulario, haga clic en el botón "Siguiente". Si usa el diseño predeterminado, haga clic en el botón "Finalizar". Guarde el formulario.

Rellene los datos de cada empleado y sesión de capacitación cuando la información esté disponible. Utilice la vista "Formulario" para la entrada de datos y la vista "Tabla" para filtrar datos y crear informes. Los registros se guardan automáticamente cuando se introducen los datos.

Consejos

Excel permite búsquedas simples e informes basados exclusivamente en la clasificación. El acceso permite el mantenimiento de registros e informes sofisticados, lo que permite que múltiples filtros creen informes por empleado, sesión de capacitación o cualquier otro campo o selección de datos. Los nombres de los campos de acceso no pueden tener espacios; crear un título de lenguaje sencillo para encabezar las columnas del informe. Por ejemplo, un campo "TrainingSessionName" puede estar subtitulado "Training Session" para los informes.