La contabilidad de base de efectivo registra las transacciones cuando el efectivo y los equivalentes de efectivo cambian de manos, mientras que la contabilidad de base de acumulación de deudas registra las transacciones en el momento en que ocurren, siempre que se cumplan ciertas condiciones. El gasto por deudas incobrables es el costo en el que incurre una empresa cuando una suma adeudada se vuelve incobrable, y solo se puede reconocer en base de acumulación y otras bases contables que permiten el registro de los ingresos impagos en las cuentas. Por el contrario, el gasto de deuda incobrable no existe en base de efectivo.
Cuentas por cobrar
La contabilidad de base devengada permite registrar los ingresos impagos como cuentas por cobrar, siempre y cuando dichos ingresos sean devengados y realizables. Ganado significa que la transacción de origen está completa, mientras que realizable significa que no hay razón para sospechar que el efectivo no se puede cobrar. A pesar de estas precauciones, los ingresos no pagados pueden volverse incobrables, lo que resulta en gastos incobrables.
Gastos por créditos fallidos
El gasto por deudas incobrables se contabiliza utilizando el método de cancelación directa o la deducción. El método de cancelación directa registra las cuentas incobrables como gasto de deuda incobrable cuando esas cuentas se consideran incobrables, mientras que el método de provisión es un enfoque más proactivo que estima la porción incobrable de las cuentas por cobrar en cada período y registra el gasto de deuda incobrable para ajustar la estimación. Dependiendo del método, reducir los gastos incobrables implica menos deudores que incumplen con sus deudas o estimaciones más pequeñas de la parte de las cuentas por cobrar incobrables.
Reducir el gasto por deudas incobrables
La reducción del gasto por deuda incobrable bajo el método de cancelación directa implica la disminución del número de incumplimientos, así como el incumplimiento de los deudores que adeudan deudas más pequeñas. Las empresas pueden lograr estos objetivos restringiendo su clientela a clientes con mayor liquidez y ofreciendo términos más indulgentes a sus deudores. En comparación, la reducción del gasto por deudas incobrables según el método de provisión implica estimaciones más pequeñas de la parte incobrable de las cuentas por cobrar. Debido a que las empresas tienden a basar dichas estimaciones en tendencias históricas, reducir los gastos incobrables reduce las estimaciones.
Eliminar el gasto de la deuda incobrable
Las empresas pueden eliminar los gastos incobrables mediante el uso de contabilidad de base en efectivo en lugar de la contabilidad de base de acumulación. La contabilidad de la base de efectivo no permite registrar los ingresos impagos en las cuentas. Las empresas no registran la deuda como ingreso o hasta que no cobran efectivo. Debido a que la contabilidad de la base de efectivo es mucho menos precisa, es menos útil que su contraparte devengada, y no es una buena solución al problema del alto gasto de deuda incobrable.
