Romper viejos hábitos o aprender nuevos es difícil para algunas personas. Esto puede ser un desafío en el lugar de trabajo si los empleados han estado haciendo la misma rutina durante mucho tiempo y se sienten incómodos con cualquier cosa que perciben como interrupciones, o incluso amenazas, para la seguridad laboral. Su disposición a adaptarse al cambio depende en gran medida de cómo se presentan los cambios en políticas y procedimientos escritos.
Determinar si el cambio es necesario
Un axioma popular sugiere que si algo no está roto, no es necesario arreglarlo. Sin embargo, en el lugar de trabajo, un entorno estancado que se aferra a la vieja forma de hacer las cosas "solo porque" se va a quedar atrás de la competencia si no se mantiene al tanto de ideas, tendencias y avances tecnológicos que podrían ayudarlo a tener un mejor desempeño. Estos incluyen factores como equipos de última generación, fusión, tercerización e incluso reducción de personal para administrar mejor los recursos. Antes de proponer nuevas políticas y procedimientos, es fundamental evaluar cómo estos beneficiarán directa e indirectamente a la empresa, cuánto tiempo llevará integrarlos completamente en las mentalidades y operaciones existentes, cuánto costarán los cambios propuestos y cuáles serán las consecuencias si La empresa no hace nada en absoluto.
Relevancia y Participación
A los seres humanos de cualquier edad generalmente les disgusta que les digan qué hacer, especialmente si creen que se les está ordenando hacer algo sin una buena razón. Además, si sus opiniones sobre el tema no fueron solicitadas de antemano, existe una mayor probabilidad de que opongan resistencia porque piensan que los poderes son los siguientes: ya sean padres, cónyuges o jefes, no los respetan. ellos. Si, por ejemplo, quiere que el personal de su oficina comience a tomar clases de idioma español patrocinadas por la compañía, necesitan ver la conexión entre este nuevo conjunto de habilidades y sus interacciones con la clientela de habla hispana que posteriormente generará más negocios, aumentar las ganancias de la empresa. y dar lugar a aumentos, bonificaciones y comisiones más altas. Si bien no siempre es práctico o recomendable poner cada nueva regla en una votación del comité, solicitar comentarios e ideas de los empleados de manera continua permite a los gerentes anticipar las reacciones de sus trabajadores a las políticas y procedimientos de transición.
Entregando el mensaje
Ya sea que esté introduciendo una nueva política con respecto a la seguridad de la oficina o que proporcione materiales de capacitación sobre cómo operar un nuevo equipo, no solo debe decidir cómo se empaquetará y difundirá la información, sino también cómo se medirá su efectividad. Por ejemplo, si se trata de un cambio de política, debe decidir si será en un formato memo, se comunicará por correo electrónico o se accederá desde un sitio web interno en el que los empleados verifican periódicamente las actualizaciones y anuncios de la compañía. El método que elija dependerá del tamaño de la oficina, la urgencia del problema y la capacidad de los trabajadores para asumir la responsabilidad. Si se trata de un documento de procedimiento, debe decidir si será solo texto, texto con gráficos o texto con fotografías. El enfoque que elija se basará en la complejidad de la tarea y el material, así como en el intelecto de los lectores objetivo. La medición del éxito de la nueva política o procedimiento será cuantitativa o cualitativa basada en incrementos trimestrales. Una nueva regla también podría probarse en un programa piloto o dividirse en segmentos más pequeños para facilitar gradualmente a los trabajadores una rutina diferente, a diferencia de un cambio radical que ocurre de la noche a la mañana. Ejemplo: La transición a una "oficina sin papeles" comenzaría con los trabajadores aprendiendo a operar equipos de escaneo, reduciendo la cantidad de copias que se archivan físicamente y luego eliminando los archivadores.
Consecuencias
Cuando anuncia una nueva política de que el "Viernes Casual" se está cancelando para pulir la imagen de la compañía, su expectativa es que los empleados se vean más profesionales el próximo viernes que los vea. Sin embargo, si todavía se visten de manera casual, es un producto de su simple olvido de que la nueva política entró en vigencia (a veces la curva de aprendizaje puede ser lenta) o una decisión voluntaria de su parte para ignorarla. Si su política escrita no incluye ninguna mención de cómo se aplicará la nueva regla, será difícil lograr que alguien se la tome en serio. Al redactar una sección pertinente a las consecuencias, es importante que revise el lenguaje con un representante de RH y / o un abogado para asegurarse de que (1) la disciplina es apropiada, (2) la disciplina es coherente con las leyes sindicales, (3) el lenguaje es claro y fácil de entender y (4) la disciplina es razonable y no interrumpirá el flujo de trabajo. Por ejemplo, un empleado puede estar encantado de leer que "cualquier persona que viole el código de vestimenta del viernes será enviada a casa inmediatamente para cambiarse" (especialmente si salirse del trabajo por una hora o dos era exactamente lo que quería).
