En los negocios, muchos proveedores otorgan a sus clientes un tipo de crédito denominado cuentas por pagar, que les permite pagar productos o servicios después de haberlos recibido. Las "facturas por pagar" se refieren a los documentos que registran los montos adeudados a los proveedores de bienes para una empresa. Cuando se recibe una factura pero no se paga, se considera una factura de cuentas por pagar. Una vez que se ha pagado la factura, se elimina del archivo y se registra como un gasto.
Usos de facturas de cuentas por pagar
Las facturas de las cuentas por pagar se utilizan para registrar y rastrear los montos financieros debidos a los proveedores para suministros y servicios específicos. La factura se coloca en un archivo de "cuentas por pagar" que indica que el dinero se debe y se elimina del archivo cuando se ha pagado la cantidad. A menudo, las empresas registran las transacciones en sus libros de contabilidad una vez que se ha completado la factura de las cuentas por pagar. En los negocios, las facturas de las cuentas por pagar se utilizan para la deuda a corto plazo que se paga una vez que se recibe el producto o servicio. Las deudas a largo plazo, como las líneas de crédito, las hipotecas de bienes raíces y los arrendamientos de vehículos, se clasifican y registran de manera diferente.
Facturas por pagar en el hogar
Los hogares usan facturas de cuentas por pagar y archivos para las facturas del hogar. En el hogar, un archivo de cuentas por pagar se reservaría y todas las facturas mensuales que se pagarán manualmente se colocarán en este archivo como facturas de cuentas por pagar. Las facturas serían archivadas en el papeleo anual de la familia una vez pagadas. Las facturas de las cuentas por pagar en el hogar son facturas tales como facturas de compañías eléctricas, facturas de teléfono, facturas de televisión e Internet, suscripciones a periódicos y otros costos mensuales. Realizar un seguimiento de las facturas, como las facturas de la compañía eléctrica, facturas de teléfono, facturas de televisión e Internet, suscripciones a periódicos y otras facturas mensuales pagadas manualmente.
Información a buscar en facturas de cuentas por pagar
Al recibir una factura de cuentas por pagar, es mejor revisar todos los datos de la factura para asegurarse de que sea correcta. Verifique dos veces toda la información de los productos o servicios recibidos de la compañía que emitió la factura. La información a buscar incluye; el número de la factura, la fecha en que se creó la factura, la fecha en que se facturó la factura, a quién se facturó la factura, qué productos o servicios se incluyeron en la factura, la cantidad y los costos de estos productos o servicios, el tipo y el costo del envío, a dónde se enviaron los productos o servicios, el pago de la cuenta, su número de cliente, el subtotal e impuestos incluidos en la factura y la información del proveedor.
Consejos para cuentas por pagar archivos
Desarrolle un sistema establecido para recibir y archivar facturas y registre el método para enseñar a todos los empleados. Para las empresas, es fundamental que todos los documentos y documentos sean coherentes. Tener un manual de cómo recibir y archivar el papeleo asociado con las facturas de las cuentas por pagar ayuda a los empleados a recibir correctamente sus productos, realizar los pagos y archivar el papeleo correctamente en todo momento. Tenga un "verificador de hechos" asignado para verificar dos veces el papeleo de las cuentas antes de finalizarlo en sus archivos. Esto ayuda a garantizar que no se pase por alto nada cuando se le factura y evita pagar por artículos que no recibió. Escanee todas las facturas de las cuentas por pagar en una base de datos electrónica que se mantenga separada de su computadora. Guarde los documentos y consulte la copia electrónica en el futuro, ayudando a conservar la copia original y reduciendo la cantidad de documentos que abarrotan el espacio de su oficina.
