Las cuentas de depósito en garantía forman un subconjunto muy específico en cualquier escenario contable. El término cuenta de depósito en garantía es lo suficientemente genérico como para incorporar muchos tipos de cuentas, cada una con su propio conjunto de reglas. En el núcleo, las cuentas de garantía son cuentas en efectivo. Sin embargo, su administración puede requerir informes específicos o requisitos de documentación para ciertos tipos de cuentas de custodia, o cuentas administradas por ciertas compañías o individuos.
Las cuentas de fideicomiso son cuentas de fideicomiso
El propósito de una cuenta de depósito en garantía es mantener los fondos en fideicomiso para un propósito específico o un destinatario. Los ejemplos de cuentas de depósito en garantía incluyen cosas como los fondos mantenidos en fideicomiso por un abogado de bienes raíces para desembolsar los costos de cierre, impuestos y aranceles en la compra de una casa nueva o fondos mantenidos por un bufete de abogados para un acuerdo, pendiente de desembolso. Una compañía hipotecaria puede mantener fondos en fideicomiso para pagar impuestos y pagos de seguros en la propiedad de un prestatario. Algunas de estas cuentas de depósito en garantía están sujetas a reglas específicas.
Tratar una cuenta de depósito de garantía como una cuenta de efectivo
En su esencia, una cuenta de garantía es una cuenta en efectivo. Registra los asientos de diario para una cuenta de depósito en garantía como cualquier otra cuenta de efectivo. Los fondos entrantes se registran como depósitos, mientras que los fondos salientes son débitos en un diario de contabilidad en custodia. Lo que hace que las cuentas de depósito en garantía sean notables son los requisitos de información. Debido a que estos son fondos mantenidos en fideicomiso, cada débito o crédito debe documentarse meticulosamente; a menudo se requiere un mayor nivel de detalle que una cuenta de efectivo normal. Los detalles específicos varían según el tipo y el propósito de la cuenta de depósito en garantía.
Requisitos adicionales de documentación para cuentas de depósito en garantía
Debido a que las cuentas de depósito en garantía son fondos mantenidos en fideicomiso, los requisitos de información y documentación son meticulosos. Debe documentar cada transacción en una cuenta de garantía cuidadosamente, incluido el pagador de los créditos, los beneficiarios de los débitos y el propósito de cada transacción. Algunos tipos de cuentas de depósito en garantía tienen requisitos de documentación específicos para registrar estas transacciones. Un depósito en garantía de bienes raíces, por ejemplo, registra las transacciones en un HUD-1. Por otro lado, a un prestamista hipotecario solo se le puede exigir que emita un estado de cuenta trimestral o anual. Las cuentas de depósito agrupadas pueden requerir libros de clientes individuales.
Algunas cuentas de fideicomiso tienen reglas especiales
Las cuentas de depósito para los fondos de bienes raíces y las oficinas legales tienen reglas específicas sobre cómo se debe administrar el depósito y cómo se reportan los fondos, incluidas las hojas especiales de saldo y desembolso. Las leyes varían según el estado y según el tipo de cuenta; por ejemplo, los abogados de Nueva York tienen diferentes requisitos de informes de custodia que los agentes de bienes raíces de Illinois. Consulte con la organización profesional de su estado o la junta de licencias para determinar dónde puede encontrar información sobre los requisitos de la cuenta de garantía del estado.
