Las empresas dependen de sus contadores de nómina para administrar y coordinar el proceso de nómina. Los contadores de nómina registran los gastos asociados con las nóminas de la empresa, los pasivos incurridos y el pago de esos pasivos. Los contadores de nómina también coordinan el informe de los pasivos de nómina sobre los estados financieros con el contador del libro mayor.
Entradas de nómina estándar
Las empresas pagan a sus empleados en base a un calendario de pago predeterminado. Algunas compañías pagan semanalmente, algunas quincenalmente y otras mensualmente. Cuando el contador de nómina registra la nómina regular, ella contabiliza los salarios, las deducciones de nómina y los impuestos de nómina del empleador. Las deducciones de nómina incluyen el impuesto FICA para el Seguro Social y Medicare, el impuesto federal sobre la renta y el seguro de salud. La cantidad neta a pagar a los empleados se registra como nómina neta a pagar. Los impuestos de nómina del empleador incluyen el impuesto FICA, el impuesto FUTA para el desempleo federal y el impuesto SUTA para el desempleo estatal. Cuando el contador hace la entrada, registra una entrada de débito en gastos de salarios por el monto total de la nómina. Luego registra una entrada de crédito para el impuesto FICA pagadero, el impuesto federal sobre ingresos pagadero, el seguro de salud pagadero y cualquier otra deducción del cheque de pago del empleado. Ella hace una entrada de crédito final a la nómina neta pagadera. El contador luego registra el pasivo por el impuesto a la nómina del empleador. Debita los gastos de impuestos de nómina y acredita los impuestos FICA, el impuesto FUTA y el impuesto SUTA. El impuesto a pagar de FICA, el impuesto a la renta federal a pagar, el seguro de salud a pagar, la nómina neta a pagar, el impuesto FUTA a pagar y el impuesto a la SUTA a pagar son todas las cuentas de pasivo de nómina.
Pago de pasivos de nómina
Cuando el contador paga el saldo en cada cuenta de pasivo de nómina, registra el pago en los registros contables. Debita cada cuenta de pasivo de nómina por el saldo y abona en efectivo el monto total.
Acumulaciones de responsabilidad de nómina
En algún momento, el período de pago se cruza entre dos períodos contables, como el final del mes. Al final del primer período, el contador registra el gasto de nómina y el pasivo de nómina por la parte de la nómina imputable al primer período. Ella toma el porcentaje del período de pago que se aplica al primer período y multiplica esa cantidad por el monto total de la nómina. Las deducciones de nómina y los impuestos de nómina del empleador se calculan en función del monto total de la nómina que se aplica al primer período. El contador crea los mismos asientos de diario que ella para registrar los pasivos de nómina estándar utilizando estos montos. Cuando comienza el siguiente período, el contador anula la entrada de acumulación de pasivos de nómina. Esto le permite continuar registrando las entradas de responsabilidad de nómina normalmente.
Informes financieros de pasivos de nómina
Los pasivos de nómina identifican los montos que la empresa debe a varias agencias gubernamentales, empleados y proveedores de seguros de salud. Las compañías pagan los pasivos de nómina dentro de un corto período de tiempo, lo que califica estas cuentas como pasivos corrientes. El contador informa los pasivos corrientes en el balance al comienzo de la sección de pasivos.
