Un informe de llamadas es un aspecto importante de la gestión de negocios exitosos. Los vendedores y otros profesionales utilizan los informes de llamadas para registrar los detalles de todas las llamadas telefónicas que realizan, así como las visitas a clientes potenciales y existentes. Los informes de llamadas generalmente incluyen lo que se discutió, el resultado de la conversación y cualquier otra información relevante. Estos informes se envían a los supervisores y se utilizan para mantener un registro de los contactos con los clientes. También pueden dar a los supervisores comentarios valiosos sobre el desempeño laboral de un empleado.
Comience por documentar con quién estaba hablando. Incluir información detallada sobre esta persona. Puede ser un cliente, un cliente potencial o un cliente que regresa. El informe de la llamada debe incluir el nombre de la persona, el cargo, la compañía, la información de contacto y cualquier otra característica que lo defina. Un ejemplo característico podría ser que esta persona está preparada para una promoción que le otorgaría más poder dentro de la empresa.
Incluya en el informe si habló con alguien más durante la llamada o visita. Es posible que haya hablado con una recepcionista o asistente, o que otra persona de la compañía se haya sentado en la llamada de ventas. Asegúrese de incluir información relevante sobre el tercero, como si ella tiene la capacidad de tomar una decisión sobre si la compañía le compra a usted.
Anote el propósito de la llamada y si fue en persona o por teléfono. Es posible que haya intentado realizar una venta, obtener información o simplemente ponerse al día con un cliente existente. Es importante detallar el propósito de la llamada porque usted y su supervisor deberán analizar si la llamada fue exitosa o no.
Agregue su opinión sobre el éxito de la llamada al informe de llamadas. El éxito suele ser determinado por el resultado. Por ejemplo, si el resultado final fue una venta, la llamada probablemente fue exitosa. Sin embargo, el éxito no siempre es blanco o negro. Es posible que haya intentado establecer un contacto con un posible nuevo cliente. Por lo tanto, si pudo hablar con esta persona, la llamada fue exitosa independientemente de si se cerró o no una venta.
Incluya cualquier otra información que considere relevante en el informe de la llamada. La apariencia de la oficina o el estado de ánimo de la persona con la que estaba hablando podrían ser potencialmente relevantes para el resultado final de la llamada o visita. Además, dicha información puede dictar la forma en que se acerque a comunicarse con esta persona en el futuro. Por ejemplo, si un cliente potencial parecía molesto por su enfoque de ventas, su supervisor puede sugerir que otro vendedor en su oficina con un enfoque de ventas diferente intente comunicarse con esta persona en particular en el futuro.
Consejos
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Asegúrese de utilizar la ortografía y la gramática adecuadas en sus informes de llamadas. No quieres molestar a tu supervisor con simples errores. Después de todo, puede que esté usando sus informes de llamadas para evaluar el desempeño y el valor de su trabajo para la empresa.
