Muchas empresas que no están basadas en efectivo llevan cuentas por cobrar en sus libros. Estas son cantidades que los clientes le deben a la empresa y generalmente se reconocen como ingresos en el estado de resultados. Este proceso puede ser desafiante y, a menudo, se recibe dinero que no se puede aplicar fácilmente a una cuenta de cliente. Los procedimientos en esta área especifican técnicas para hacer que este trabajo sea más ágil y menos lento.
Procedimiento 1: Depósito de Fondos
Deposite todos los cheques y el efectivo recibido, incluso si no se pueden identificar con los clientes en el sistema de cuentas por cobrar. Procesar los pagos con tarjeta de crédito puntualmente también. Puede anotar en el comprobante de depósito el cheque no identificado para documentar la situación. Las copias de los comprobantes de depósito generalmente están disponibles en línea, pero no los artículos de depósito. Haga copias de los elementos que no se pueden identificar de inmediato y archívelos por fecha de recepción.
Procedimiento 2: Investigación
Recoger el archivo con los elementos más antiguos y trabajar en ellos primero. Trate de encontrar nombres similares en el sistema; el nombre del cliente podría haber sido mal escrito Puede buscar todas las facturas abiertas que coincidan con el monto del pago u otro detalle particular sobre el pago. Algunos departamentos de contabilidad tienen archivos en elementos no identificados que se han resuelto, de modo que si recibe otra verificación del mismo cliente, no necesita perder su tiempo con problemas de identificación.
Procedimiento 3: Contactar con el departamento de ventas.
Póngase en contacto con los empleados del departamento de ventas y pregunte acerca de los pagos que no se pueden hacer coincidir en el sistema. Dado que las cuentas por cobrar se originan en el departamento de ventas, es probable que los vendedores recuerden la venta y puedan brindarle información útil.El dinero podría ser para un pago inicial en una venta aún no reconocida y, si ese es el caso, el departamento de ventas necesita crear el crédito en el sistema. Si descubre que se recibieron fondos para una venta que no está relacionada con el departamento de ventas, notifique al departamento involucrado y al gerente de contabilidad.
Procedimiento 4: Cuenta específica
Cree una cuenta específica del libro mayor para ser usada para cuentas por cobrar no identificadas. Esta cuenta se crea a menudo como un pasivo con un saldo de crédito. Cuando recibe un pago desconocido, debe cargar en efectivo y acreditar a la cuenta de cuentas por cobrar no identificada. Una vez que identifique a qué cliente aplicar el dinero, puede revertir la entrada de diario e ingresar los datos en el módulo de cuentas por cobrar. Alternativamente, puede usar una nota de crédito para acreditar el crédito y para cancelar la responsabilidad.
Procedimiento 5: Contactar al cliente
Si no se puede encontrar un crédito en el departamento de ventas, el siguiente paso es ponerse en contacto con el cliente e intentar obtener detalles sobre las ventas. A veces, el propietario de una pequeña empresa puede usar su propio nombre para la venta, pero paga con un cheque comercial, que no se puede comparar con ninguna cuenta. Si no hay un número de teléfono en el cheque, es posible que deba usar Internet para buscar información de contacto. Asegúrese de tener el cheque o una copia del cheque delante de usted cuando hable con el cliente para permitirle proporcionar la mayor cantidad de información posible.
Procedimiento 6: Nueva cuenta por cobrar
Si después de un tiempo razonable, todavía no puede encontrar al cliente en su sistema, pídale permiso al controlador para crear un nuevo crédito en el sistema, agregue una nota sobre la situación y aplique el cheque a esta nueva cuenta. Dependiendo de la cantidad del cheque, no vale la pena pasar más de una hora tratando de aplicar los fondos a la cuenta correspondiente. Si tiene demasiados de estos artículos, reúnase con el personal del departamento de ventas para determinar qué hay detrás de este problema e intente corregirlo.
