Una vez que se completa un proyecto, lo único que queda es analizar qué salió bien, qué salió mal y qué puede hacer el equipo para que los proyectos futuros sean más exitosos. Esto se hace generalmente en un informe postmortem. Un prerrequisito inestimable para una reunión final posterior al proyecto es un informe postmortem que brinda ejemplos específicos y muchos detalles sin ser demasiado negativo o auto felicitado.
Estructura y estilo
Una estructura de informe formal con encabezados y subtítulos bien definidos lo ayudará a presentar información objetiva y analítica de manera clara y concisa. El laboratorio de escritura en línea de la Universidad de Purdue sugiere que escriba el informe completo con una fuente única y estándar, como Arial o Times New Roman. Use listas siempre que pueda y use espacios en blanco entre y dentro de las secciones para facilitar la lectura del informe. Use el tiempo gramatical correctamente: use el tiempo pasado para explicar los procedimientos y el tiempo presente para generalizar y establecer lo que muestran los resultados del proyecto.
Introducción y Objetivos
Use la sección de introducción para describir los objetivos de informes postmortem. La mayoría de los informes pretenden lograr cuatro objetivos principales: revisar y discutir si el proyecto fue exitoso, identificar los puntos culminantes y los logros, señalar los problemas importantes y discutir las tácticas de resolución de problemas y delinear los puntos principales. Dar formato a estos objetivos como una lista con viñetas también es una buena forma de definir la estructura del informe.
Parámetros y Objetivos
Presente la información del proyecto basada en hechos y los objetivos del proyecto en la siguiente sección. Organice la información basada en hechos, como el título, el nombre del gerente de proyecto, la fecha de inicio y las fechas de finalización objetivo y real, en un formato de tabla. Resume el proyecto en una breve narrativa. Incluya información como el tipo, el propósito y las metas y objetivos del proyecto, así como el presupuesto, las mediciones de evaluación de referencia y cualquier restricción o limitación que enfrentó el proyecto.
Análisis de rendimiento y evaluación
La información de rendimiento es la "carne" del informe. Use narraciones y listas con viñetas para describir los logros y problemas centrales. En la subsección de logros del proyecto, describa qué salió bien y qué funcionó bien, y discuta las prácticas, como el calendario de reuniones semanales o la opción de comunicarse por mensajería instantánea, que el equipo encontró especialmente útil para completar el proyecto a tiempo. En la subsección de temas clave, describa qué salió mal, qué políticas y procedimientos causaron problemas y qué desafíos enfrentó el equipo. Hable sobre cómo estos problemas afectaron aspectos del proyecto, como el presupuesto y el cronograma, y describa qué hizo el equipo para superarlos o gestionarlos.
Evaluación y para llevar
Finalice el informe con una evaluación general del proyecto y un análisis para llevar. Un sistema de calificación de cinco a diez puntos que evalúa los aspectos críticos del proyecto, incluido el desempeño, la adhesión de la administración al alcance y la comunicación, puede crear una visualización visual útil. Finalmente, describa las lecciones aprendidas, especifique las mejores prácticas desarrolladas e implementadas durante el proyecto y proporcione sugerencias para mejoras continuas.
