Un plan de gestión del programa se utiliza para agrupar múltiples proyectos independientes con el fin de lograr un resultado estratégico para el negocio. A menudo, en la gestión del programa se pone mucho énfasis en escribir el documento del plan y se pone menos atención en la implementación. Se debe realizar un esfuerzo igual en la implementación del plan para garantizar que se lleve a cabo con éxito, y que las desviaciones se reconozcan y gestionen en consecuencia. En general, es responsabilidad del administrador del programa o del equipo de administración del programa hacerse cargo del plan del programa y garantizar que se implementa de manera efectiva.
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Establecer la cadena de mando. Establezca una cadena de mando clara con un proceso formal de toma de decisiones. Asegúrese de que el proceso sea simple y pueda soportar tiempos de entrega rápidos para que la implementación no se detenga. Asegúrese de que los procesos definidos no se eludan al monitorear continuamente la situación.
Desarrollar estándares de programas e indicadores de éxito. Identifique los estándares que se utilizarán para medir la integración de los diversos componentes del programa. Documentar las normas relacionadas con los procesos, la comunicación, los datos, los informes, las plantillas y los métodos de distribución para garantizar que se integren los diversos proyectos y tareas que forman parte del programa.
Identificar un cronograma de implementación y reportes de estado. Documentar los detalles de las fases clave del proyecto, los horarios y los hitos. Identifique a los participantes del plan y a los colaboradores del proyecto y proporcione documentación por escrito de sus responsabilidades y mecanismos de presentación de informes. Esto mantendrá al equipo enfocado y en la tarea.
Comunicar, comunicar, comunicar. Todas las partes involucradas en el plan de gestión del programa necesitan una comunicación constante. Las comunicaciones deben incluir iniciativas y actividades continuas, informes de desempeño, éxitos y logros, y salidas para comentarios, aportes y comentarios.
Evaluar el proceso y luego volver a evaluar el plan. Recopile regularmente los comentarios de los participantes y evalúe si la meta se está logrando. A medida que cada proyecto clave concluya, celebre una reunión formal para discutir el proceso. En el proceso, celebre el éxito, identifique áreas de mejora y modifique los recursos según sea necesario para optimizar el rendimiento. Si no se están logrando los objetivos, evalúe si deberían cambiar.
Desarrollar un plan de entrenamiento. Si el resultado del plan de gestión del programa da como resultado un nuevo sistema o proceso, se debe desarrollar un programa formal para brindar capacitación y recursos a todos los usuarios y propietarios de sistemas. El plan debe describir los programas de capacitación, comunicación y gestión del cambio.
Consejos
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• Identifique los parámetros que desencadenan una revisión exhaustiva formal en términos de tiempo, costo, personas o calidad del plan de proyecto aprobado. • El plan es una guía, no un conjunto de reglas. Es importante hacer desviaciones si están justificadas. • Fomentar la comunicación abierta. Escuche los comentarios de todas las partes involucradas en el proceso; Es posible que tengan soluciones más efectivas para implementar parte del plan.
Advertencia
• Es difícil recordar quién se supone que debe hacer qué según cada versión del plan. La documentación y la comunicación escrita continua harán esto más fácil de manejar. • Incorpore la responsabilidad para garantizar que el proceso de implementación no se detenga. • Se Flexible. Pueden ocurrir cambios no planificados. Si lo hacen, evaluar su impacto y hacer ajustes en consecuencia. Manténgase al tanto de los recursos asignados.
