Las empresas y organizaciones que han existido durante mucho tiempo realizan tareas a través de procesos que a menudo no están documentados y no se comprenden del todo. Ya sea que se trate de una simple tarea de limpieza que sea costosa con el tiempo o que analice grandes empresas de manufactura o de negocios, ver ejemplos de mejora de procesos en otras organizaciones puede generar información sobre cómo opera su propia empresa.
Mejora de procesos básicos
Un aspecto de los programas de mejora de procesos es identificar las causas de los problemas. Esto se llama análisis de causa raíz. La administración del sitio web para el resto de nosotros cita un ejemplo de análisis de causa raíz en un entorno de gobierno de la ciudad.
En este ejemplo, la ciudad gastaba demasiado en limpiar excrementos de pájaros de una estatua de bronce en el parque. La ciudad probó diferentes recubrimientos para hacer la limpieza más rápida y fácil. Intentó generadores de ruido para ahuyentar a los pájaros. Cuando la ciudad sufrió un apagón en el parque durante varios días, el personal encargado de limpiar la estatua notó que había menos excrementos en la estatua. Después del análisis, la gerencia decidió encender las luces de la estatua más tarde en la noche. Esta política dio como resultado menos excrementos de aves y limpiezas más rápidas y eficientes. Las luces al atardecer estaban atrayendo insectos, de los cuales se alimentan las aves. Al modificar el horario de iluminación, atrajeron menos insectos alrededor de la estatua durante el tiempo de alimentación natural de las aves, lo que resultó en menos excrementos de aves en la estatua.
Eficiencia contable
La Sociedad Internacional para la Mejora del Rendimiento cita un ejemplo de una mejora de procesos en una compañía telefónica. La mejora se produjo en el departamento de contabilidad de 500 personas de la compañía, que procesó 3.5 millones de facturas de teléfono por mes en dos centros de contabilidad. El objetivo de la mejora del proceso era reducir los costos de facturación.
Cuando los gerentes crearon diagramas de flujo multifuncionales de los diversos procesos, surgieron varios problemas en el proceso de tratar con cheques devueltos. El análisis mostró que los dos centros utilizaron diferentes procesos para manejar los cheques devueltos. Estas diferencias de proceso indicaron que un sistema central y automatizado podría reducir los tiempos de procesamiento y las cargas de trabajo en los dos centros. El análisis de los procesos existentes y revisados también identificó situaciones en las que el departamento de contabilidad estaba realizando tareas que deberían ser, y en realidad lo fueron, realizadas por otros departamentos, lo que aumenta los costos debido al esfuerzo duplicado.
Reposición de componentes
Como parte de un esfuerzo de reingeniería de procesos, un gran fabricante creó diagramas de proceso de diagramas de flujo de las diferentes funciones de fábrica y luego creó diagramas de procesos multifuncionales. Al observar la forma en que los ensambladores llenaban los cubos de sujetadores, los gerentes descubrieron que cada ensamblador notaría que el cucharón estaba bajo, llevar el cucharón a una ubicación central y rellenar el balde antes de regresar al puesto de ensamblaje. Cada ensamblador llenó su cubeta cada dos o tres días y demoró entre cinco y diez minutos para completar la tarea. Cada ensamblador tomaba el equivalente de 1 1/2 a dos días hábiles por año para volver a llenar su suministro de sujetadores. Con miles de ensambladores, el total acumulado de tiempo de montaje perdido fue igual a aproximadamente una docena de empleados inactivos durante el año. Al invertir en un carro grande para transportar sujetadores, un empleado para empujar el carro y un sistema de tarjetas amarillas para indicar que un ensamblador no tenía suficientes sujetadores, la compañía ahorró casi $ 500,000 por año en tiempo perdido.
