Cualquier negocio que venda un producto tiene inventario. Los productos deben tener un precio preciso para maximizar los beneficios y ser competitivos frente a los rivales del mercado. Para hacer esto, el valor de los productos y el costo para producirlos deben ser conocidos. A continuación, se presentan dos métodos para registrar y rastrear esta información vital: los sistemas de inventario perpetuo y periódico.
Inventario definido
La mayoría piensa en el inventario como el suministro de artículos disponibles que se ofrecen para la venta. Si bien esto es cierto, el inventario también es el nombre de las diversas cuentas en las que el contador o contador registra esta información. Un minorista que compra productos terminados y los revende puede tener un sistema de inventario relativamente simple; Los fabricantes tendrán muchas más cuentas para rastrear el valor del trabajo en progreso y el valor de las materias primas utilizadas en el proceso de producción.
Sistema de inventario perpetuo
Con un sistema de inventario perpetuo, todas las transacciones se registran en la cuenta de inventario a medida que ocurren. El saldo de la cuenta refleja el inventario disponible en cualquier momento. El retraso físico en el registro de las transacciones es todo lo que separa al saldo de la cuenta del tiempo real. Con soluciones tecnológicas como los escáneres de punto de venta, este retraso puede ser muy pequeño. Debido a que los recuentos y valores de inventario se mantienen constantemente, no se requiere un recuento físico de inventario con el sistema perpetuo.
Sistema de inventario periódico
El sistema periódico utiliza varias cuentas para registrar ventas, compras de nuevos productos y devoluciones de clientes, entre otros. Estas cuentas se mantienen hasta el final del período de inventario, que puede ser mensual, trimestral o cualquier otro período de tiempo determinado por la empresa, y luego se reconcilian con la cuenta de inventario. En ese momento, las cuentas de transacción se ponen a cero en preparación para el próximo período de inventario. Un sistema de inventario periódico también requiere un conteo físico de inventario al final del período. Se realizan los ajustes necesarios en la cuenta de inventario y se completa el período.
Supervisión regulatoria
El inventario es un activo, al igual que el efectivo y los bienes raíces. Al igual que otros activos, el inventario puede ser manipulado por gerentes sin escrúpulos. La Ley Sarbanes-Oxley de 2002, promulgada en respuesta a los escándalos de contabilidad pública de la época, codificó el requisito de que la información divulgada por una empresa sea precisa en todos los aspectos importantes. Las empresas deben verificar que los controles internos establecidos sean adecuados y funcionen, y que todos los estados financieros sean precisos. Las sanciones se proporcionan por incumplimiento. La ley ha restablecido en gran medida la confianza en la exactitud de la información disponible para los posibles inversores.
Como escoger
El factor principal para decidir si usar el sistema periódico o perpetuo es la capacidad de la empresa para registrar los datos de ventas a medida que ocurren. La tecnología hace que esto sea más probable que nunca, por lo que muchas empresas optarán por el sistema perpetuo. Una empresa que, por cualquier motivo, no esté equipada para hacer esto, puede optar por el sistema periódico. En cualquier caso, las reglas que rigen la contabilidad de inventario están sujetas a las leyes vigentes y los estándares de la industria contable, conocidos en los Estados Unidos como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).
