La comunicación externa es la forma en que una empresa u organización se comunica con aquellos que están fuera de la estructura organizativa. Esto abarca desde clientes y clientes, hasta proveedores de servicios públicos y socios comerciales, hasta entidades de recaudación de fondos y básicamente cualquier persona que no esté en la nómina de la empresa. Una buena comunicación externa es tan importante como una buena comunicación interna, por lo que es necesario prestar especial atención para garantizar que quienes se encuentran fuera de la empresa reciban la misma atención y respeto que aquellos dentro de la empresa.
Recopilar retroalimentación externa. La retroalimentación se refiere a los informes realizados a la compañía por todas las fuentes externas que presentan fortalezas y debilidades en su capacidad para brindar servicios y productos. Ya sea que los clientes llamen para quejarse, o que ofrezca encuestas a los clientes que califiquen su desempeño o que usen otro método, los comentarios señalarán brechas en su capacidad de comunicación.
Aborde los problemas de comunicación externa que encuentre. Es posible que los clientes sientan que no están siendo tratados con respeto, o que los representantes de la empresa les están dando la vuelta. Puede encontrar que su servicio de correo electrónico está etiquetando incorrectamente los correos electrónicos de los clientes como correo no deseado para que no se reciban las solicitudes y preguntas. Hay cientos de problemas potenciales de comunicación externa. Una vez que descubras exactamente lo que está causando la falta de comunicación, puedes proceder.
Crear una solución para los problemas de comunicación externa. Por ejemplo, si los clientes informan que los representantes usan demasiada jerga técnica, entonces capacíelos para que analicen las cosas tan fácilmente como sea necesario. Si sus clientes informan que su servicio telefónico no funciona, consígalo reparado y configúrelo para que sea lo más fácil de navegar posible. Si los clientes en línea desean obtener más información, actualice su sitio web y quizás ofrezca una forma de rastrear pedidos u obtener ayuda instantánea de un representante. Cualquiera que sea la solución, debe abordar la preocupación y presentar una solución viable.
Recopile comentarios sobre la solución para su problema de comunicación externa. Debe conocer los sentimientos de quienes se ven afectados por la solución para ver si resolvió o no el problema, tanto para los empleados de su empresa como para los representantes externos que participan en el proceso de comunicación externa.
