Desarrollar pasos para procesar pedidos es crucial para su negocio. Sin el flujo de trabajo adecuado para el procesamiento de pedidos, el procesamiento de pedidos dentro de su empresa será caótico y no confiable. Tómese el tiempo para desarrollar las pautas adecuadas de procesamiento de pedidos y su negocio funcionará mejor y tendrá una mayor satisfacción del cliente.
Utilice un formulario estandarizado al tomar pedidos
Si su empresa utiliza un representante de servicio al cliente para tomar pedidos o si el cliente ingresa pedidos directamente a través de su sitio web, es vital que tenga un formulario estandarizado. Esto permite a la persona que completa el formulario saber qué información se requiere y garantiza que se recopile toda la información necesaria.
Cada uno de sus artículos de inventario puede tener detalles de orden ligeramente diferentes. Por ejemplo, si opera una tienda de muebles, el formulario de pedido para un sofá puede incluir el tipo de tejido, mientras que el formulario para una mesa puede requerir el tipo de acabado.
Es importante que no se acepten formularios de pedido incompletos. Si un formulario de pedido no tiene la información necesaria, se debe devolver y completar antes de que se pueda procesar.
Confirmar el pedido
Después de que se haya enviado un formulario de pedido, debe confirmarse con el cliente. Esto se puede lograr enviando un correo electrónico con los detalles del pedido. No es necesario exigir que el cliente verifique el pedido. En su lugar, deje en claro que el cliente debe comunicarse con su compañía si hay algún problema con el pedido. Asegúrese de que el cliente pueda acceder fácilmente a la información de contacto de su empresa.
Distribuir el formulario de pedido internamente
Una vez que se complete el formulario de pedido, debe enviarse a todas las personas que necesiten realizar una acción relacionada con el cumplimiento del pedido. Esto incluye el almacén, el departamento de cuentas por cobrar y el fabricante, si un tercero está cumpliendo con el pedido. La fecha de cumplimiento esperada debe indicarse claramente para que todos los involucrados conozcan el calendario.
Comunicarse con el cliente
Es vital comunicarse claramente con el cliente. Dígale al cliente si hay un retraso en el cumplimiento del pedido. Ser sincero y honesto con el cliente cuando hay un problema es mucho mejor que ignorarlo. Además, informe al cliente cuando se envíe el pedido. Dígale el transportista, el número de seguimiento y la fecha de entrega prevista. Solicite comentarios del cliente después de que reciba el pedido. Haga que un representante de servicio al cliente llame para asegurarse de que el cliente esté satisfecho con la compra o use una encuesta en línea para obtener comentarios. De cualquier manera, los comentarios de los clientes le darán una visión muy útil de su proceso de cumplimiento de pedidos.
