Antes de la edad de los sistemas financieros computarizados, todos los procesos contables se realizaban a mano, utilizando papel y lápiz. Algunas pequeñas empresas todavía utilizan esta antigua metodología, también conocida como el sistema de contabilidad manual. Los conceptos detrás de los sistemas manuales y computarizados son los mismos, solo la mecánica ha cambiado.
Beneficios
El método de contabilidad manual es mucho más barato que un sistema computarizado. Algunas personas no se sienten cómodas trabajando con computadoras, y se desempeñan mejor con el sistema de lápiz y papel. El sistema manual funciona, incluso si la electricidad está apagada, a diferencia de la mayoría de las configuraciones de computadoras. Otro beneficio del sistema manual es que no hay corrupción o duplicación de datos, como sucede a veces con el software de contabilidad. Debido a que la contabilidad manual es simple y no requiere conocimientos informáticos, las empresas pueden contratar empleados por menos dinero, una gran ventaja para las pequeñas empresas.
Almohadillas de papel
Antes de las hojas de cálculo y el software computarizados, los contadores usaban blocs de notas impresas con columnas. La primera columna a la izquierda generalmente es estrecha y se usa para las fechas, mientras que la segunda columna, la más ancha de la página, se usa para las descripciones. Los paneles de contabilidad presentan cuatro o más columnas, cada columna separada por líneas dobles que se ejecutan en la página. Las almohadillas a menudo se imprimen en papel verde claro o blanco con un espacio para cada dígito, lo que minimiza la confusión debida a la escritura a mano. Las líneas en las almohadillas reflejan transacciones comerciales, como ventas o transacciones de inventario.
Revistas
Las revistas se utilizan para facilitar el proceso de contabilidad manual. Estos son almohadillas de propósito específico para un proceso determinado. Podría tener un diario para todas sus transacciones de recibos de efectivo, por ejemplo. Cuando se produce una venta, se escribe la transacción en el diario como una sola partida. Al final de una semana o un mes, sumas las transacciones y haces una entrada de diario en el libro mayor: un crédito a las ventas y un débito a efectivo.
Los errores
Al utilizar un sistema de contabilidad manual, debe tener una estrategia para encontrar y corregir errores de manera eficiente. Generalmente, encuentra un error cuando compila un saldo de prueba y no se equilibra: los débitos no equivalen a créditos. En este caso, asegúrese de que los saldos en sus diarios y entradas de diario sean precisos. Puede ejecutar una cinta de calculadora y adjuntarla a cada página de los diarios y el libro mayor, asegurándose de que los totales sean correctos. También debe revisar el balance de prueba para ver si es razonable y comparar los números con su último balance de prueba, buscando diferencias que puedan ser errores.
