Los departamentos de contabilidad normalmente "cierran" los libros al final de un período contable, generalmente cada mes. Los cierres de trimestre y de fin de año son particularmente significativos porque estos períodos también representan los plazos de presentación de informes de la Comisión de Valores y Bolsa para las empresas que cotizan en bolsa. Los informes financieros se generan en los períodos de trimestre y de fin de año para que la administración y los accionistas tomen el pulso de la compañía. Donde las cuentas "cercanas a" dependen de la naturaleza del sistema contable utilizado y del tipo de cuenta.
Cierre de cuenta
Al final de cada período contable, los contadores trabajan para cerrar las cuentas temporales del período. Cada cuenta se alimenta en el libro mayor donde se guardan las cuentas reales o permanentes. Las cuentas reales son aquellas definidas por lo que aparece en el balance: activos, pasivos y cuentas de capital contable. Estas cuentas nunca se cierran, ya que sus saldos se transfieren al siguiente período. Las cuentas temporales comienzan con un saldo de cero cada mes después del cierre.
Cuentas de Distribución, Ingresos y Gastos
Las cuentas de distribución, ingresos y gastos son cuentas que se utilizan para recopilar información durante todo el período cuyo saldo final del mes se cierra a la cuenta permanente correspondiente. Cada una de estas cuentas comienza con un saldo de cero al comienzo del mes y, después de transferir la actividad del mes en forma de un número, se pone a cero durante el cierre. Las cuentas de ingresos incluyen todos los ingresos generados para el período específico. Las cuentas de gastos incluyen todos los diversos gastos categorizados de forma independiente, como el alquiler, los servicios públicos, la nómina y más. Las cuentas de distribución manejan las distribuciones a los accionistas y se consideran cuentas de "cuenta de patrimonio".
Cuentas de distribución
Una cuenta de distribución representa la actividad de las distribuciones realizadas durante el mes. Esto puede incluir pagos de capital a los accionistas o dividendos a los accionistas. Cuentas de distribución cercanas a la cuenta de utilidades retenidas. La actividad mensual se captura en la cuenta de distribución y se alimenta a la cuenta de ganancias retenidas al final del período contable. La cuenta de distribución (puede llamarse por cualquier nombre, dependiendo del sistema contable de la compañía) comienza el mes con un saldo de cero. Si no hay actividad en el mes, nada se transfiere. Si hay actividad, el saldo final se transfiere a la cuenta de ganancias retenidas.
Ganancias retenidas
La cuenta de ganancias retenidas representa el patrimonio de los accionistas de una empresa. Es una cuenta permanente que se inició al momento de la constitución de la compañía e incluye las ganancias acumulativas de la compañía que se reducen mediante pagos a socios y accionistas. Cada mes, la distribución de los pagos de capital se cierra en esta cuenta. El saldo en esta cuenta es lo que la compañía ha ganado, pero aún no ha pagado a los accionistas. Los accionistas pueden optar por no recibir pagos de dividendos, y pueden permitir que aumente el valor de sus acciones. La cuenta de ganancias retenidas se transfiere de un año a otro, y un saldo de crédito en esta cuenta le permite a la compañía posicionarse financieramente para cubrir los crecientes costos de hacer negocios.
